Mais e mais empresas estão se movendo para ir totalmente sem papel. E além da ligeira curva de aprendizagem e menor investimento inicial em tempo e dinheiro, há praticamente nenhuma desvantagem para administrar um negócio sem papel. Um negócio sem papel permite-lhe:
- Reduza a necessidade de espaço de armazenamento físico e contêineres
- proteger informações importantes e dados do dano físico por eventos como um incêndio ou inundação
- expedite operações e aumentar a eficiência
- fornecer clientes e clientes com melhor serviço
Três tecnologias para ajudá-lo a ficar sem papel
fazendo O interruptor de armários de arquivamento para armazenamento baseado em nuvem pode ser assustador. Aqui estão três tecnologias líderes que você deve considerar se quiser colher os benefícios de um negócio sem papel.
1. Faturamento sem papel
Se o seu negócio está pagando suas próprias contas ou enviando faturas para clientes e clientes, indo a rota sem papel é uma ótima ideia. Você provavelmente tem várias contas que você paga a cada mês. Não deixe escrever verificações e lambendo envelopes ocupar um sábado inteiro. Em vez disso, opte por pagar on-line pagar. Normalmente, você pode configurá-lo para pagar suas contas regulares para você a cada mês. Por exemplo, você pode pagar automaticamente seu seguro de negócios on-line, além de outras despesas de rotina, como contas de serviços públicos de escritório e compensação dos trabalhadores para seus funcionários.
Da mesma forma, fornecendo a conveniência do pagamento de contas on-line para seus clientes é algo que eles provavelmente vão realmente apreciar. Por exemplo, muitas barbearias experientes em tecnologia agora têm opções de agendamento on-line que permitem que os clientes paguem antes de sua nomeação. Isso ajuda a acelerar seu processo, recebendo clientes dentro e fora de suas lojas mais rapidamente. Também é incrivelmente conveniente para o cliente.
quadrado e paypal são duas opções populares para coletar o pagamento sem papel dos clientes. Ambas as opções permitem a integração com sua loja online e podem enviar faturas para clientes e clientes. Usando a tecnologia de pagamento sem papel, não só você pode pular indo para o banco para depositar cheques, você terá automaticamente um registro digital de suas finanças.
2. Compartilhamento baseado em nuvem
Plataformas de compartilhamento de arquivos baseadas em nuvem estão se tornando um grampo de negócios sem papel. Essas plataformas permitem que os usuários armazenem quase qualquer tipo de dados em um servidor remoto hospedado por uma empresa de terceiros.
Por exemplo, se a sua empresa tiver cinco funcionários e todos vocês estão trabalhando no desenvolvimento de uma nova proposta de negócios, você pode armazenar esta proposta em sua plataforma de compartilhamento de arquivos baseada em nuvem, fornecendo todos os seus funcionários acesso ao O mesmo arquivo e permite que eles façam edições que todos os outros funcionários podem ver.
Em vez de imprimir vários rascunhos e editá-los com a pena de confiança vermelha, basta usar o recurso “Track Changes” no Microsoft Word. Outro bônus: plataformas de compartilhamento de arquivos também podem ser usadas para compartilhar arquivos grandes que não podem ser enviados através de email.
Algumas opções para compartilhamento de arquivos:
- sharefile
- google docs
- Nós transferimos
3. Os scanners de documentos
Os scanners de documentos são modelos elegantes e rápidos e recentes podem caber na sua estante. Esses dispositivos possibilitam para você digitalizar e digitalizar armários inteiros em questão de horas. Não os deixe confundir com o padrão, cópia / máquina de fax clunky que funciona apenas 50% do tempo. Esses dispositivos foram criados especificamente para empresas e organizações que precisam digitalizar de forma rápida e fácil de fazer quantidades de massa de documentos.
Um dos recursos mais úteis da maioria dos scanners de documentos é que eles podem criar PDFs pesquisáveis. Isso significa que, se você estiver digitalizando um documento digitado, o Document Scanner é capaz de salvar o conteúdo como texto pesquisável, em vez de apenas uma imagem. Por exemplo, se você tiver registros médicos impresso para seus pacientes, uma vez digitalizado, você deve ser capaz de pesquisá-los por termos específicos.
Em alguns casos, os documentos que estão sendo digitalizados podem conter texto manuscrito ou ser de tal baixa qualidade que é ilegível pelo dispositivo. Se esse é o caso, o scanner só poderá copiar o documento como uma imagem.
Essas máquinas são incrivelmente rápidas. A maioria é capaz de digitalizar os dois lados de um documento de uma só vez, e geralmente dentro de alguns segundos.
O Fujitsu Scansnap IX500 é uma escolha popular para pequenas empresas que procuram digitalizar documentos de papel. O IX500 pode digitalizar 25 páginas por minuto e sua bandeja de documentos permite que você se alimete em uma pilha de páginas de cada vez. É também um dos poucos scanners de documentos compatíveis com Mac e Windows, bem como dispositivos iOS e Android.
