Você fez isso! Você finalmente concordou em deixar seu primeiro funcionário trabalhar em casa. É só por alguns dias por semana, mas é um começo. Este foi um grande passo para você e você espera que seja a decisão certa. Provavelmente será. Mas você ainda precisa fazer mais uma coisa. Você precisa investir na tecnologia certa para que seu funcionário possa ser o mais produtivo possível. Para gerenciar efetivamente os funcionários remotos, você precisa ter as ferramentas certas no lugar para o sucesso. Toda a razão pela qual muitas outras pessoas estão trabalhando remotamente é por causa das grandes e baratas ferramentas de tecnologia disponíveis hoje que permitem que pareçam que estão no escritório. Quais são essas ferramentas? Aqui estão nove que eu recomendo:
1. Acesso remoto.
As ferramentas de acesso remoto permitem que seu funcionário de trabalho de casa se conecte aos seus sistemas internos e servidor de sua casa para que ela possa fazer seu trabalho em uma “área de trabalho virtual”. O desempenho dessas ferramentas é geralmente excelente, dependendo da conexão com a Internet do funcionário, e as ferramentas geralmente funcionam em qualquer dispositivo, a partir de PCs e MacBooks para tablets e smartphones. O mais popular é a área de trabalho remota da Microsoft. Os produtos Citrix também são excelentes, assim como o GoTomyPC (que é de propriedade da Citrix) e LogMein para usuários únicos.
2. Gerenciamento de relacionamento com o cliente.
Um bom sistema de CRM é necessário que todas as empresas tenham, se você tem funcionários remotos ou não. É apenas um banco de dados e a maioria dos populares são baseados em nuvem. O banco de dados tem todos os contatos e contas que estão fazendo ou fizeram negócios com sua empresa. Ele integra o calendário de todos e o e-mail juntos, de modo que nada cai através das rachaduras e todos os conhecimentos de compartilhamento de todos, não importa onde estejam. Existem centenas de ótimas aplicações de CRM disponíveis, mas começam com Salesforce.com, Zohocrm, Insightly, Sagecrm ou Microsoft Dynamics CRM.
3. Chamada de conferência.
Você precisará ficar em contato próximo com o seu funcionário de trabalho de casa e outros em sua equipe, e a maneira mais fácil e barata é usar o FreeconferenceCall.com. Sim, é grátis. E você pode ter 1.000 (sim, 1.000) pessoas na linha ao mesmo tempo por até 6 horas, o que, naturalmente, é completamente irrelevante a menos que você seja Beyonce. E vai registrar suas chamadas também. Cada funcionário pode até estabelecer sua própria linha.
4. Compartilhamento de tela.
Muitas vezes você vai querer entrar na linha com o seu funcionário para discutir contratos, planos, cotações, documentos e outras informações do cliente. É importante que você esteja olhando para a mesma coisa ao mesmo tempo. É por isso que uma boa aplicação de compartilhamento de tela será vital. Tudo o que você precisa fazer é configurar o compartilhamento de tela e convidar o funcionário a participar (ou Visa Versa). Um aviso amigável: aquela foto de fundo engraçado de seu empregado em suas últimas férias? Todos podem ver que quando ela compartilha sua tela e acredita em mim, não é bonita. Meu aplicativo de compartilhamento de tela favorito é junt.me.
5. Comunicações.
“Lembre-se que conversamos com aquele cara há um tempo sobre essa coisa e ele disse que tinha uma oportunidade sobre outra coisa? Quem era esse cara? Lembrar?” Você teve essa conversa antes. Freqüentemente quando embriagado. Mas também no trabalho, e geralmente sobre pessoas e projetos no passado que você não poderia lembrar exatamente. Não mais. Ao usar a folga e seu aplicativo móvel, todas as mensagens de seus funcionários – textos, e-mails, mensagens instantâneas – são armazenadas em um banco de dados centralizado e com apenas uma pesquisa de palavras-chave, você pode trazer de volta qualquer conversa sobre qualquer um.
6. Gerenciamento de projetos.
Falando de projetos, seu funcionário do trabalho de casa deve estar em suas tarefas e compartilhar informações com o resto da equipe, mesmo quando ela está fora do escritório. A melhor maneira de fazer isso é com uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos baseada em nuvem. Desta forma, as informações permanecem atualizadas para todos, você está recebendo atualizações e nada está caindo nas rachaduras. Tanto Basecamp quanto Asana são ótimas ferramentas de gerenciamento de projetos.
7. Chamada de vídeo.
às vezes cara a cara é melhor do que não – e os sistemas de chamada de vídeo de hoje são excelentes para as conversas one-on-one, onde as expressões faciais são importantes. Skype é ótimo para isso. Eu também gosto de oovoo, que eu encontrei para ser mais fácil de usar e configurar do que o Skype.
8. Armazenamento em nuvem.
O funcionário do trabalho de casa estará trabalhando em cotações, projetos, contratos, letras, planilhas e outras coisas fantasticamente chatas que tornam sua empresa marcar. Esses documentos são todas propriedade da empresa e a última coisa que você quer é que qualquer um deles desapareça porque eles foram salvos em seu computador privado, especialmente quando você está procurando por eles e não está disponível. Use um serviço de armazenamento de documentos. Google Drive, uma unidade e Dropbox são os três mais populares e praticamente livres.
9. Escritório de nuvens.
Esses documentos terão que ser criados com algo e os aplicativos de escritório de hoje não são mais desajeitados, somente versões desktops como aquelas no passado. Seu funcionário do trabalho de casa precisará de acesso a processadores de texto e planilhas onde quer que esteja e a nuvem esteja lá para ajudar. Existem muitos aplicativos de escritório on-line disponíveis, mas é claro que o Office da Microsoft 365 é excelente, assim como os aplicativos de negócios do Google.
Não é apenas trabalhar em casa. É como ela está trabalhando em casa. Você quer que ela seja tão disponível e produtiva quanto possível. Felizmente, há ótimas e baratas ferramentas de tecnologia para ajudá-lo a fazer isso. Ah, e há muitos ótimos aplicativos que podem enganar você a pensar que ela está fazendo o trabalho mesmo quando não é. Mas não vamos lá por enquanto, ok?
