As Principais Funções do Administrador no Ambiente Organizacional

As Principais Funções do Administrador dentro de uma empresa são: Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar. Neste artigo vamos falar sobre as funções mais executadas pelo administrador de empresas, explicaremos cada uma delas em detalhes a seguir.

Funções mais importantes

Todo administrador necessita de um conhecimento bem amplo, mas as quatro funções listadas abaixo são essenciais para um profissional completo.

1. Planejar

Quando falamos em planejar, estamos destacando a importância de determinar as metas e a forma como elas serão alcançadas. Através do planejamento é decidido o que precisa ser feito, em quais setores e quando será a execução, ou seja, planejar é definir com precisão os resultados desejados.

2. Organizar

A organização constitui a melhor maneira de usufruir dos recursos e dos funcionários, facilitando a execução do planejamento. Na organização são definidos os organogramas, os níveis de hierarquias e a divisão das tarefas.

3. Dirigir

Dirigir é comunicar as informações e coordenar a implantação do trabalho, influenciando positivamente os colaboradores.

4. Controlar

Através do controle é possível avaliar o andamento do trabalho e verificar se os objetivos que foram determinados no planejamento, estão sendo atingidos. O controle afere o desempenho e compara com o resultado que é esperado, e caso haja divergências, deverão ser realizadas as correções necessárias.

As funções administrativas estão sempre interligadas, pois quando o gestor identifica que os objetivos não estão sendo atingidos, precisa intervir e fazer um novo planejamento e começar o processo do início. Por este motivo, você sempre vai ouvir que o administrador está sempre planejando, organizando e controlando as tarefas, este ciclo é infinito, portanto sempre irá se repetir.

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O que faz um administrador?

O administrador administra e não executa. A responsabilidade do gestor é coordenar pessoas e recursos, assim, ele consegue atingir os objetivos traçados. Para conseguir aplicar as tarefas de administrador é preciso delegar as tarefas de execução, e evitar perder tempo realizando tarefas de execução.

Grande parte dos gestores começam suas vidas profissionais como executores e quando são promovidos, acabam se deparando com atividades que têm dificuldade para realizar, muitas vezes, por não terem experiência com gestor. Isso acontece muito com vendedores que se tornam gerentes, pelo fato de gostarem de vender, continuam vendendo e acabam não gerenciando corretamente o negócio. Acontece porque as pessoas são treinadas para executar e quando recebem uma promoção não sabem como administrar ou encontram obstáculos em deixar as tarefas antigas, dificultando assim, assumir suas novas funções.

Administrar não é se ater a produção, finanças, pesquisa, contabilidade, marketing ou direito, administrar é a forma como o gestor gera resultados eficazes através de seus colaboradores. Você administra quando alcança resultados em parceria com sua equipe e executa quando faz as atividades que poderiam ser desenvolvidas por seus subordinados.

Portanto é importante haver equilíbrio entre os conhecimentos do gestor. Não adianta ser genial em uma determinada função e não ter conhecimento nenhum em outra. Um bom administrador precisa trabalhar cada capacidade individualmente para gerar a estabilidade que a empresa precisa. Existem administradores que não possuem perfil de liderança, outros que são bons para colocar os projetos em prática, mas, não são organizados. Como é muito difícil deter todas as qualidades, o bom gestor tem que identificar suas facilidades e dificuldades e tentar manter um equilíbrio entre elas.

Para que qualquer projeto seja bem desenvolvido, o gestor necessita fazer uma análise dos resultados do passado, comparar com o presente, identificando e definindo as tarefas e por fim, após estas análises, identificar os objetivos da empresa e prever as necessidades.

Você, como gestor, precisa fazer uma análise e identificar em quais situações deve melhorar, e se empenhar na melhoria contínua, lembrando que o ideal é que haja equilíbrio entre as funções, sem deixar de usar sempre seus pontos fortes.

Responsabilidades do administrador no ambiente organizacional

Os Administradores são responsáveis pelo desempenho da organização e para haver uma melhor atuação nas funções, foram criados níveis de responsabilidades, onde cada administrador é responsável por dirigir e executar as tarefas pertinentes a seu nível de responsabilidade.

Níveis de responsabilidade

Existem três níveis de administradores: operacionais, intermediários e institucionais.

• Operacionais: administradores que são responsáveis pelo desenvolvimento do trabalho dos empregados operacionais. Esses administradores supervisionam apenas a área operacional, e não os outros gestores;
• Intermediários: são os gerentes, que podem supervisionar mais de uma área, são responsáveis inclusive pelos gerentes operacionais;
• Institucionais: são os gestores responsáveis por toda a administração da organização. Geralmente são chamados de presidente, diretor ou CEO.

Habilidades

Além dos níveis hierárquicos dos administradores, eles também são classificados quanto às suas habilidades. As habilidades são classificadas em: técnicas, humanas e conceituais.

• Técnicas: são os administradores capazes de utilizar técnicas e conhecimentos dentro de uma área de atuação. Administradores com muitas habilidades técnicas, normalmente trabalham em áreas industriais, lidando diretamente na área operacional;
• Humanas: são os administradores que possuem grande capacidade de trabalhar com outras pessoas, motivando e entendendo suas necessidades. Geralmente esses administradores trabalham em áreas de Recursos Humanos e Departamento Pessoal;
• Conceituais: são os administradores que possuem capacidade de coordenar as atividades da empresa em vários níveis de atuação. Geralmente eles visualizam a empresa como um todo. Este tipo de administrador, costuma trabalhar diretamente na administração do negócio. São os diretores ou presidentes das organizações.

Todo administrador deve ter conhecimento do trabalho desenvolvido, possuir ideias e estar sempre atualizado com relação aos acontecimentos do mercado; precisa ser capaz de pôr em prática seus conhecimentos a fim de solucionar problemas; ser proativo; buscar “fazer acontecer” e possuir a alma empreendedora, ou seja, o administrador deve ser um líder.

Papéis do administrador

Mais do que organizar, dirigir e controlar, o profissional possui uma grande quantidade de papéis dentro de uma organização. Entre eles estão: papel interpessoal, papel informativo e papel decisório.

• Papel Interpessoal: é a capacidade de manter relações sadias com outras pessoas. O administrador influencia seus colaboradores e se relaciona bem com todos os seus contatos, diretos e indiretos;
• Papel Informativo: o gestor tem a função de obter as informações e divulgá-las às pessoas interessadas. Todo administrador precisa transformar as informações em diferenciais que vão elevar o crescimento da empresa junto ao mercado;
• Papel Decisório: cabe ao administrador fazer escolhas dentro da organização. As informações obtidas ajudam nesta tomada de decisões, portanto quanto maior a quantidade de informações, maior será a autonomia no momento de decidir acertadamente.

O Administrador, para ser bem-sucedido na profissão, precisa combinar as habilidades técnicas com suas competências e assim conseguir fazer uma boa gestão.

O Papel do Administrador está diretamente ligado à sua capacidade de inovação, pois diariamente precisa encarar novos desafios e para conseguir driblar esses desafios é necessário possuir muito conhecimento e capacidade de gerenciar todas as situações que vão surgindo.

Tanto as empresas quanto seus administradores, devem estar preparados para as constantes mudanças que vêm ocorrendo no mercado, pois apenas com conhecimento e preparo é possível adaptar-se e manter-se no cenário atual.