Se você – Realmente planejando seu ambiente de escritório tradicional para um escritório em casa ou virtual, você está em boa companhia – cada vez mais pequenas empresas estão abraçando os benefícios de trabalhar em casa, e avanços em tecnologia estão tornando o movimento mais fácil do que nunca. Se você ainda imagina o escritório de sua pequena empresa olhando e funcionando como a fazenda de cubículo estereotipado, porém, você pode querer reconsiderar.
Os prós e contras de escritórios em casa
marcas genéticas, CPA , Presidente do Grupo Marks PC e colunista diário para o Washington Post, iniciou sua empresa em um escritório tradicional antes de fazer a transição para um virtual em 2005.
Marcas funciona de casa, assim como os 10 funcionários da empresa. Ele observa que os profissionais desse arranjo são sobrecarga inferior, melhor flexibilidade e maior independência. Outros benefícios de trabalhar virtualmente incluem a escolha de suas horas, quebrando-se do seu trajeto, gastando mais tempo com a família, e trabalhando em um ambiente confortável livre de distrações.
Claro, o profissional de uma pessoa é o con. Alguns trabalhadores precisam de rotina e olho atento de um chefe para fazer as coisas; Outros encontram casa, com suas opções de entretenimento e lanche, mais distraindo do que os telefones tocando ou colegas faladores. Outro con para marcas foi que quando sua equipe transitava para o trabalho remoto, eles “perderam a arte de brainstorming e chegando com idéias que resultaram de passar tempo juntos”.
Se um escritório tradicional não se sentir Certo para o seu negócio, mas você não está comprometido com a ideia de trabalhar em casa, há outra opção: um espaço de trabalho. Por uma taxa, esses espaços de trabalho compartilhados fornecem mobiliário, serviço de internet e vantagens como café ou uso de áreas comuns de recreação. Esses espaços podem ser uma boa opção se sua casa não for adequada para o trabalho devido ao espaço limitado ou à presença de crianças ou animais de estimação. Eles também podem ser uma vantagem se você precisar realizar reuniões, mas não pode ou não desejar hospedá-los em sua casa.
mais, marca notas, um espaço de escritório compartilhado com outros indivíduos ou empresas um tipo diferente de benefício. Dá aos trabalhadores “uma razão para sair e” ir “para trabalhar em algum lugar, o que para algumas pessoas é psicologicamente necessário.”
Como organizar seu escritório
ao configurar uma casa Office, Marks defende a simplicidade para onde você trabalha em sua casa: “Um quarto com uma porta. Sem cama. No TV. “
Quando se trata de organizar fisicamente seus móveis, decidindo onde colocar a impressora e como armazenar clipes extras de pasta, pense menos sobre a criação da imagem perfeita de um escritório profissional e mais sobre como você Pessoalmente, funciona melhor.
Preste atenção ao fluxo do seu dia e organize seu escritório em torno de seus hábitos produtivos de trabalho. Você costuma acessar arquivos de papel? Não esconda o gabinete do arquivo no canto atrás de uma cadeira. Você sempre coloca sua caneca de café à direita do seu teclado? Deixe muita sala naquela área de sua mesa para que você não fosse feminina despeje uma bebida quente no seu telefone. Mantenha os itens que você usa mais frequentemente mais próximo de você e armazene itens menores usados.
Finalmente, se você hospedar reuniões em seu escritório, considere deixar espaço extra onde todos os visitantes entrarão na sala e configurar uma área confortável para sentar-se várias pessoas e falar.
O que você precisa: Office Basics
Antes de decidir plop um laptop em uma mesa no quarto de hóspedes e ir trabalhar, pense na sua cobertura de seguro. A política do seu proprietário provavelmente não cobre um escritório em casa. Você precisa garantir que você tenha a cobertura de seguro de negócios certa, então se você está operando fora de sua casa e algo der errado, você tem a cobertura que você precisa.
Marcas não defende um espaço de trabalho sem confortos . Ele usa uma boa cadeira e mantém um aquecedor de piso, chinelos e uma banheira de bolha de Dubble na mão. Enquanto ele faz espaço para seu bubblegum, ele aprendeu a não sobrecarregar seu escritório com móveis e suprimentos. Seu essencial: “uma mesa que você pode escrever. Um computador. Uma lixeira. “
Em termos de tecnologia, as escolhas de Marks incluem um fone de ouvido telefônico, uma impressora a laser preto e branco (ele imprime materiais de cor na FedEx) e dois laptops, um para o escritório e um que viaja com ele. Para armazenamento, ele opta pela Dropbox.
Claro, suas próprias preferências podem diferir, e suas necessidades de tecnologia do escritório em casa variam dependendo da natureza do seu trabalho, mas as lições aqui são:
- evitar desordenando o seu espaço.
- Calcular se qualquer peça de equipamento será ou não rentável para você a longo prazo.
- Definir o que reconfortante Os toques são verdadeiramente úteis para você.
Necessidades surpresa
Além do básico, outro escritório deve ter que os proprietários de empresas podem inicialmente ignorar são o serviço confiável da Internet e do telefone . Marks observa que ele tem pessoalmente “boa Internet de alta velocidade e um plano de backup para quando, às vezes,”, assim como um telefone fixo “, porque as redes de células nem sempre podem ser confiáveis.”
para evitar Ficando pego despreparado, pense no que você realisticamente faz em uma média dia ou semana e identifica como você pode impedir prováveis contratados. Talvez você raramente precise fazer telefonemas, mas depende muito de um medidor de postagem de trabalho para fazer o seu trabalho. Nesse caso, você provavelmente ficaria bem com o serviço de célula ocasionalmente irregular, mas você deve fazer uma pesquisa completa antes de escolher uma empresa de medição de postagem e considerar manter um estoque de carimbos de emergência na mão.
enquanto você estiver Nele, seja honesto sobre o que torna mais difícil ou mais fácil para você trabalhar. Marks observa que ele precisa de “janelas grossas e paredes para eliminar ruídos externos” junto com uma bela vista. Talvez você não se importe com o barulho fora de sua janela, mas a iluminação fraca dói seus olhos. No seu caso, luminárias de luz adequadas seria uma obrigação.
Mais sobre os sistemas de telefone
Muitos empresários, incluindo marcas, preferem ir com um sistema telefônico virtual, o mais conhecido exemplo do qual é o Google Voice. As marcas sugerem usar opções como gafanhoto, ringcentral e virtualpbx como uma maneira barata de fazer com que seu pequeno negócio pareça maior. Esses serviços permitem que sua empresa configure um número gratuito com recepção automatizada, correio de voz e mensagens de texto. Eles também aceitam faxes. Se você contratar funcionários adicionais, é fácil adicionar mais extensões para eles, e enquanto você pode comprar hardware dessas empresas, você também pode optar por simplesmente ter todas as chamadas redirecionadas para o seu smartphone.
Decidir como você Lidirá com o correio de voz, a chamada de conferência e as necessidades relacionadas é uma área que você deve pesquisar cuidadosamente. Há opções aparentemente infinitas lá fora com uma ampla gama de opções e pontos de preço. Tal como acontece com outras considerações, o grau de suporte que você precisará do seu serviço telefônico – ou se você precisará até mesmo qualquer coisa além de um celular – depende em grande parte do tamanho e do tipo de sua empresa.
Fontes para móveis e suprimentos
Enquanto fornece seu escritório em casa, lembre-se que você não é obrigado a replicar os escritórios tradicionais onde você pode ter trabalhado anteriormente. Claro, se esse arranjo é propício para fazer o seu melhor trabalho, não sinta a necessidade de consertar o que não é quebrado.
Você escolhe ou não a mobília convencional de escritório, você não precisa Compre a partir dos mesmos fornecedores que você pode ter confiado em seu escritório tradicional. As marcas citam Craigslist como fonte para móveis usados. Outras opções podem ser ikea, brechós ou projetos DIY Se você é útil.
Quando se trata de suprimentos de escritório, marca lojas em grampos “porque é fácil, com preços competitivos e [ele] pode recuperar recompensas para futuras compras. ” Tais programas de fidelidade podem fazer uma grande diferença se você comprar muitas vezes ou comprar em massa, e muitas lojas as têm.
Uma nota final em seus móveis e suprimentos: Não subestime o efeito que está sendo feliz com o seu O ambiente pode ter em sua produtividade. Se você preferir um sofá em vez de uma cadeira giratória, ou notebooks coloridos arco-íris, em vez de almofadas legais amarelas, vá para ele.
Como recusar seu escritório
em geral, A desordem do escritório cai em duas categorias. O primeiro é feito de tecnologia ou móveis não utilizados. Um exemplo pode estar comprando uma grande estante quando você realmente não precisa manter livros em seu escritório. Por sua parte, as marcas compradas e depois não usaram o seguinte:
- uma máquina de fax. “É mais fácil ter um simples scanner para enviar arquivos de e-mail. E você pode configurar um número para o fax recebido raro com um serviço como Efax. “
- uma impressora colorida. “Não é vale a pena, a tinta vai te matar.”
- uma calculadora. “Todo computador e smartphone tem um.”
Para reduzir periodicamente este tipo de confusão e realisticamente avaliar seus hábitos de trabalho e se livrar de equipamentos grandes e possivelmente caros, se você não o usar.
O outro tipo de desordem do escritório se assemelha à desordem em casa e é composto por pequenos itens como correio não aberto, garrafas de água vazias e decoração sem sentido. Marks ‘desordem? Um relatado 10.000 canetas e um aquecedor de xícara de café. Os seus podem ser ganhos gratuitos como cadeias de teclas impressas com os logotipos do fornecedor. Para ficar em cima desse tipo de desordem seguir rotinas consistentes (por exemplo, limpar-se após você no final de cada dia e lidar com cada peça de correspondência de entrada assim que você recebê-lo).
Se você Decida que uma casa ou escritório virtual é a melhor escolha para você e sua empresa, pesquise cuidadosamente todas as suas opções. Resistir a tomar decisões de erupção sobre mobiliário e equipamento. Lembre-se, é quase sempre mais fácil e menos dispendioso para começar de pequeno e expandir gradualmente do que ir muito cedo demais e ter que dimensionar mais tarde. E, enquanto você deve considerar conselhos especializados e procurar comentários, não siga cegamente o caminho de outra pessoa. Mantenha sempre suas próprias necessidades e objetivos em mente.
