Você acabou de cruzar a linha de chegada no processo de contratação e agora está pronto para receber seu novo funcionário em seu negócio. Existem etapas críticas que você precisa considerar para reter funcionários. Um link chave entre esses dois é o manual do seu empregado.
Seu manual não só define a cultura, visão, vibração e regras da sua empresa, mas também estabelece sua intenção de se comunicar claramente. Além disso, certos elementos dentro do manual – como vantagens, compensação, benefícios e um ambiente de trabalho seguro – são essenciais para a retenção de funcionários.
Exploraremos por que você precisa de um manual de funcionários, o que incluir, como criar um, e como garantir que seus funcionários o leia logo no primeiro dia de trabalho.
O objetivo de um manual de funcionários
Um manual de funcionários é a ferramenta operacional e de comunicação que você e sua equipe precisam para codificar as regras para trabalhar em sua empresa. Um manual bem escrito oferece uma desagregação dos padrões, expectativas e processos que você espera que seus funcionários sigam, enquanto também sinalizam para eles como você gerenciará situações que surgirem.
Grandes manuais são documentos que capacitam seus funcionários, reforçando sua cultura e valores. O Manual do empregado fornece clareza e contexto – se surgirem problemas – para que os funcionários saibam precisamente onde se virar. Novos contratados recebem uma cópia do manual do empregado com um formulário para assinar, confirmando que eles leram através dele e entendem seu conteúdo.
O manual dá a todas as partes clareza sobre como operar, e pode proteger os pequenos empresários de ação legal ou mesmo ser usado como prova em um processo anti-discriminação, por exemplo.
Por que você precisa um manual de funcionários?
Aqui estão duas estatísticas impressionantes: primeiro, de acordo com uma pesquisa com proprietários de pequenas empresas, apenas 26% de pequenas empresas com menos de 10 funcionários tinham manuais de funcionários. Em segundo lugar, olhando o custo de possíveis litígios de emprego, de acordo com um estudo de projeto de estatísticas do tribunal, o custo médio de um caso de emprego que vai para o julgamento é de R$ 88.000.
Considere que só leva um processo para entregar um esmagando o golpe para sua empresa, e os efeitos do litígio podem ir muito além das perdas financeiras. Um processo pode prejudicar a reputação de sua empresa, especialmente se ele pinta sua empresa em uma luz negativa e é divulgada por meio local ou nacional. Também pode colocar estresse em você e em seus funcionários. Você pode ter conseguido impedir o processo caso tenha criado um manual de funcionários.
É essencial ter um manual, porque não apenas articula que todos os funcionários são tratados de forma igual e justa, mas também ajuda a ter um ambiente positivo, acolhedor, produtivo e seguro.
Lembre-se, quando você está criando um manual de funcionários, você quer também se concentrar em políticas legais que tenham um impacto direto em sua pequena empresa.
As 8 obrigações mais importantes para o manual do seu funcionário
Pense em incluir cada pensamento, direito ou processo em seu manual, pois ele vai servir como um guia geral, e os detalhes surgem na prática de usar o guia. Concentre-se em incluir os elementos essenciais que afetam diretamente você e seus funcionários.
1. Visão geral da empresa, visão, missão e valores
Defina a missão, a visão e o propósito da sua empresa, para que seus funcionários possam ter uma clareza completa e alinhamento com os valores da sua empresa. Seus valores e crenças são os princípios orientadores – o que mais importa para você – que impulsionam todos os aspectos do seu negócio. É a sua bússola e núcleo moral, e dá a você e seus funcionários uma sensação de propósito e direção.
Por exemplo, a declaração da missão da Patagônia começa por anunciar: “Estamos nos negócios para salvar nosso planeta em casa”. Seus valores centrais são construir o melhor produto, não causar danos desnecessários, usar negócios para proteger a natureza e não ser vinculado por convenção. Os funcionários que participam da empresa sabem que estão em uma organização que valoriza a sustentabilidade e responsabilidade ambiental.
Seja claro sobre o que você representa, e pode capacitar seus funcionários para serem seus melhores defensores. Nesta seção, você pode incluir:
- A história de origem do negócio e linha do tempo operacional;
- Fotos da equipe e o local de trabalho;
- Vendas ou estatísticas que causem um impacto;
- Qualquer eventos patrocinados pela empresa, isso significa passeios anuais ou esforços voluntários sancionados.
2. Compensação e Benefícios
Esta seção é a favorita dos funcionários e eles a lerão em detalhes. Não só eles querem ter uma compreensão completa e clara de quando e como eles serão compensados, juntamente com o processo de revisão de desempenho, mas também querem entender os benefícios e as vantagens da empresa para os quais são elegíveis.
Em termos de compensação, você deseja definir:
- Frequência de pagamento e tempo de pagamento – Você paga funcionários quinzenalmente ou mensalmente? Os pagamentos são realizados em que dia de cada mês? Defina expectativas claras para quando os funcionários serão compensados.
- Como eles são pagos? – Você oferece depósito direto ou pagam através de uma empresa de processamento on-line? Para muitas empresas, é tão simples quanto fazer uma transferência.
- Política de horas extras – Esclarecer se você tiver uma política de horas extras, bem como sua estrutura e o que se qualifica como pagamento de horas extras. Caso não trabalhe com horas extras esclareça como são feitas as compensações de horas.
- Compensação alternativa – Talvez sua compensação inclua atingir metas e objetivos de vendas. Definir como e quando os funcionários podem obter essa compensação adicional ou alternativa é muito importante.
Dentro da seção de pagamento, você também deve delinear as expectativas para revisões de desempenho e salário. Você é uma empresa que dá avaliação anual ou semestral estruturada, ou é o processo mais descontraído e fluido? Os funcionários recebem um certo bônus percentual com base no sucesso do negócio, ou recebem bônus individuais de desempenho? Não há procedimento certo ou errado – simplesmente seja transparente sobre sua revisão.
Quando se trata de benefícios, você deseja entregar uma visão geral do que oferece em termos de cuidados de saúde, seguro de vida e planos de aposentadoria, incluindo os requisitos de elegibilidade. Nesta seção, você quer explicar:
- Benefícios de saúde, seguro e aposentadoria básico e elegibilidade – Por exemplo, você precisa ser um funcionário em tempo integral para acessar benefícios específicos? Deixe os funcionários saberem quando podem se inscrever e quando eles são elegíveis para receber benefícios.
- Benefícios de educação e treinamento – Certifique-se de incluir reembolso de matrícula ou cursos on-line, se você oferecer esses benefícios.
- Vantagens – De telefones e laptops pagos por empresas, para almoços grátis, ou horários flexíveis e trabalho remoto, delinear as vantagens que tornam o trabalho para sua empresa especial e única. As vantagens são como você pode atrair e reter o talento superior.
3. Código de Conduta
Você quer dar aos funcionários uma compreensão básica do que considera ser aceitável. Áreas para incluir dentro do seu código de conduta são:
- Códigos de vestimenta;
- Uso de telefones, e-mail e internet durante o horário de trabalho;
- Pausas de refeição e períodos de descanso;
- Diretrizes de abuso de fumo, álcool e substância;
- Gerenciamento de dados e privacidade do cliente;
- Política de resolução de conflitos;
- Presentes de cliente ou do fornecedor (de qualquer forma) ou subornos;
- Normas e políticas éticas;
- Salvaguarda de informações confidenciais.
O manual do empregado também deve abordar quaisquer procedimentos disciplinares que você tem no lugar relacionado ao comportamento dos funcionários no local de trabalho.
4. Agenda, horário de trabalho e folgas
Aqui deseja esclarecer os horários de trabalho e quando os funcionários devem chegar e sair. Você deve incluir quaisquer feriados observados, quaisquer políticas relacionadas a trabalhar durante feriados e como os funcionários serão compensados.
5. Segurança no local de trabalho
Definir as etapas de cuidados que você toma para garantir um ambiente de trabalho seguro. Se suas políticas e procedimentos operam maquinaria ou seu processo para apresentar reclamações de bullying. Seus funcionários devem se sentir confortáveis de que estão trabalhando em um ambiente seguro. Certifique-se também de entender as regras e procedimentos de compensação dos trabalhadores.
Tecnologia digital e social são mais difundidas do que nunca, o que dá aos empregadores e funcionários o benefício da conexão instantânea, mas também abre a porta de responsabilidade. Certifique-se de definir como seus funcionários podem falar e representar sua empresa em mídia social.
Tanto para funcionários locais ou remotos, você deseja definir padrões para proteger ativos, documentos internos e cliente em formação. Isso pode significar fazer login em uma rede específica para acessar seu e-mail ou documentos quando não estiver no escritório, ou pode ser como você gerencia suas senhas.
7. Não obstrução e conflitos de interesse
Os proprietários de empresas devem proteger os aspectos confidenciais de seus negócios que os tornam únicos e competitivos. Para esse fim, você quer garantir que seus segredos comerciais e todas as informações proprietárias permaneçam dentro da empresa. É importante que os funcionários assinem um acordo onde são impedidos de passar certas informações, mesmo após o desligamento da empresa.
8. Responsabilidades importantes
Certifique-se que os funcionários sabem que:
- O manual não é um contrato de ligação e não garante emprego;
- O manual é a palavra final em todas as políticas, substituindo quaisquer memorandos ou documentos que possam ter sido distribuídos aos funcionários antes de sua criação;
- As políticas estão sujeitas a alterações. Você tem o direito de alterar as políticas à medida que seus negócios muda e evolui; No entanto, você também tem que divulgar quaisquer atualizações pertinentes que afetariam seus funcionários;
- Eles precisam ler e reconhecer o recebimento do manual do empregado. A ignorância nunca é felicidade, especialmente quando se trata de direitos dos funcionários e procedimentos da empresa. Os funcionários têm a responsabilidade de se informar sobre os padrões que você definiu e os direitos que eles têm.
Como começar
Não reinvente a roda. Quase toda empresa tem diretrizes operacionais. Use sua pesquisa como um meio para despertar inspiração para o que incluir, como transmitir informações e como projetar e empacotar seu manual. Talvez você queira manter o design simples em um documento do Word, ou talvez você tenha algum orçamento para criar um manual ilustrado com as cores da marca de sua empresa, para que os funcionários possam se sentir comprometidos com sua marca.
Além disso, você já pode ter criado grande parte do que você precisa para o manual (como valores, serviços e processos) na produção de outros documentos, como seu site e políticas internas. Utilize estas informações para facilitar seu trabalho.
Passo 1. Renda o tapete vermelho
Seu novo funcionário está empolgado com o novo trabalho, e você quer que a energia positiva e a excitação continuem. Seu manual de funcionários é um dos primeiros encontros-chave que eles terão com você no local, e as primeiras impressões contam. Do design e texto, para as páginas de abertura, você quer causar uma boa impressão. Comece com a paixão da sua empresa, com sua visão, missão e valores centrais. Explique o tipo de negócio que você deseja operar e como seus funcionários desempenham um papel fundamental nessa história.
Para ajudar a orientar seu pensamento, veja exemplos de empresas que comunicam seus valores centrais de uma maneira leve, porém direta.
Passo 2. Mergulhe em políticas e procedimentos
Ao incluir todos os componentes, conforme descrito na seção anterior, considere a criação de exemplos ilustrados, para que os funcionários possam obter contexto e clareza. Talvez você queira visualizar elementos do manual com gráficos, tiras em quadrinhos, fotos ou ilustrações. Fique criativo com a forma como você representa informações. Vamos mergulhar em exemplos em breve.
Passo 3. Projeto e distribuição
As opções são ilimitadas. Você pode mantê-lo simples com um documento processado pela palavra para os novos funcionários como parte de seu processo a bordo, ou você pode projetar algo visual e especial que possa ser entregue em pessoa e acessado on-line. A chave aqui é dar aos funcionários todas as informações necessárias para ter sucesso em sua empresa. Embalagens e design podem aumentar a excitação e criar mais sentimentos de lealdade ao seu negócio como uma marca de respiração.
Passo 4. Faça atualizações regulares
Ouça seus funcionários, colegas, Funcionários de RH, e advogados ao longo do ano. Nosso mundo está mudando continuamente – há novas tecnologias no mercado todos os dias – por isso é importante garantir que seu manual mantenha ritmo com as tendências e horários. Considere revisar pelo menos uma vez por ano e fazer atualizações de material quando necessário.
Como criar um manual que seus funcionários vão querer ler?
Seu guia não precisa ser um manual de treinamento chato, lembre-se, você está criando um projeto de como as pessoas devem operar dentro de sua empresa. Sua cultura, crenças, valores e políticas do dia-a-dia ajudam a garantir que todos tenham um ambiente de trabalho justo, seguro e agradável, os funcionários devem se sentir engajados e ansiosos para começar o dia.
Aqui são seis dicas para ter funcionários conectados com o trabalho, através do manual do funcionário:
1. Abra com sua visão, missão e valores
Defina o estágio para que seus funcionários participem da maior imagem do seu negócio. Ajude seus funcionários a sentirem que são parte de algo maior que seu quadro de horários.
2. Fale como um humano
Seja positivo, otimista e converse. Lembre-se, isso não é uma mesa contra erros passados dos funcionários. Seu manual é um guia de avanço para o seu negócio colocar seu melhor proverbial para a frente. Você ainda pode ser profissional sem usar linguagem maçante ou rígida.
3. Jogue suas vantagens
As pessoas adoram se gabar de suas vantagens de emprego frescas. Considere o carregamento frontal da página de benefícios com suas vantagens, ou você pode mostrar imagens em todo o manual, que mostram funcionários felizes imersos em sua cultura.
4. Considere a embalagem e a apresentação
Na seção anterior, falamos sobre como você poderia criar seu manual. Se você tiver um pequeno orçamento e alguma criatividade, você pode se divertir com um documento que é conhecido por estar seco. Por exemplo, a EF tem um manual encantador, caprichoso e ilustrado que se concentra no espírito de equipe e na eliminação da burocracia e da hierarquia.
Em outras palavras, pense criativamente sobre a criação de um manual de funcionários que não apenas informe seus funcionários, mas também os atraiam a ler o manual e ajude-os a se sentir bem em escolher você como seu empregador. O software da válvula comunica seus valores através de recursos visuais insolentes, concentrando-se em trabalhar duro, mantendo um senso de humor.
5. Seja inteligente com formatos
Por causa da Internet, as pessoas são usadas para ser bombardeadas por grandes quantidades de informações todos os dias. Como resultado, eles se treinaram para ler documentos muito parecidos com um artigo on-line. Pedaços enormes de texto são esmagadores, então faça o seu manual palatável ao olho de quem lê. Ironicamente, os funcionários vão ler mais se você der a eles uma sala de respiração visual.
6. Seja justo e consistente
Viva o sistema de cultura e crença que você descreveu. Trate todos os funcionários igualmente com compaixão e justiça, e, mais importante, seja consistente em todas as suas ações.
Criar e compartilhar seu manual de funcionários é uma das várias etapas essenciais no processo geral de contratação. De determinar quando você precisa fazer um novo contrato para projetar o processo de integração, entender as implicações das ações que você toma durante o processo de contratação é um grande investimento no futuro sucesso do seu pequeno negócio.
