Como gerenciar o tempo e ser mais produtivo?

Para utilizar bem o tempo, é preciso priorizar as tarefas mais importantes. É muito comum, colegas de trabalho, repassarem tarefas que não são suas para serem desenvolvidas, se você já está sobrecarregado, não pode fazer atividades que não dizem respeito a suas tarefas, então, deve retorná-las imediatamente a quem é de responsabilidade a dar continuidade neste trabalho.

Não deixe documentos, papéis ou caixa de entrada do e-mail com várias atividades pendentes.

Faça uma análise

A primeira coisa a se fazer para melhorar o uso do tempo é analisar de que forma ele está sendo utilizado. Situações onde o tempo acaba sendo usado de forma errada:

• Vários períodos de interrupção;
• Longas conversas telefônicas, quando o telefone deveria ser usado apenas para resolver os problemas;
• Acúmulo de papel, ambientes muito burocráticos deixam o trabalho mais lento;
• Grandes períodos refazendo atividades que já foram feitas de forma errada;
• Falta de tempo para planejar as atividades;
• Envolvimento em assuntos pouco importantes que poderiam ser delegados;
• Perder tempo concentrando em assuntos sem muita importância.

É preciso reservar uma hora para fazer determinada tarefa, sempre estabeleça a quantidades de horas que serão necessárias para terminar uma tarefa, assim como deve estabelecer datas para a finalização do projeto.

Não adie obrigações

Evite adiar suas obrigações, tente sempre fazer na hora, isso ajuda a não haver acúmulo de papel, de e-mail e quaisquer outras atividades que costumam ficar pendentes. No lugar de dar desculpas para adiar uma tarefa, concentre-se em resolver o problema.

Veja a seguir algumas formas de superar o adiamento das tarefas:

• Faça na hora, não deixe para depois;
• Programe o que vai fazer, e faça na hora programada;
• Evite interrupção;
• Evite acúmulo de trabalho, principalmente papéis e caixa de e-mail cheia.

Colocando em prática

Ter uma percepção de como seu tempo é gasto é muito importante para administrar o tempo nas atividades diárias, não apenas no trabalho, para começar, anote com quais atividades você gasta seu tempo, anote tudo, para no final de um período você conseguir avaliar como está gastando seu tempo e principalmente onde está perdendo tempo sem necessidade.

Faça uma análise e elimine as atividades inúteis, classifique as atividades em A, B e C e assim eliminará o gasto de tempo com atividades menos importantes, dando ênfase ao trabalho que realmente precisa ser realizado.

Evite interrupções telefônicas quando estiver resolvendo problemas importantes, deixe que outros funcionários atendam e se o caso puder ser resolvido apenas por você, peça que os recados sejam anotados. O fato de parar uma tarefa importante para atender o telefone, acaba atrapalhando no desenvolvimento desta obrigação.

Para aproveitar melhor o tempo comece organizando o local de trabalho, acabe com as pilhas de papéis, sempre que receber um papel, resolva o problema imediatamente e direcione o papel para o local onde ele deve ficar.

Apenas devem existir pendências, quando realmente for impossível resolver o problema naquele determinado momento, seja por falta de informações ou por precisar de outra pessoa para finalizar, mas conclua a tarefa assim que possível.

Elimine todos os assuntos pendentes para reduzir as cobranças e consequentemente reduzir as interrupções daqueles que precisam que esses assuntos sejam resolvidos. Sempre passe instruções claras e objetivas, para assim, reduzir que hajam interrupções para sanar dúvidas.

Seja organizado, evite guardar coisas que “acha” que um dia vai precisar. Atualmente você não precisa de tanto material físico, visto que muita coisa pode ser pesquisada na internet ou salva em arquivos, sem a necessidade de guardar material físico em pequenos espaços.

Tenha arquivos organizados, com pastas que possibilitem a localização sempre que necessitar consultar o material.

Gerenciando o tempo no trabalho

Quando for interrompido pelo seu chefe, mostre a ele que você está ocupado resolvendo determinado assunto, sempre marcar horários para conversar com seu chefe para resolver as pendências e mantê-lo informado dos progressos alcançados.

Fale com seus subordinados, para que juntamente com os problemas, eles tragam possíveis soluções, com o objetivo de discutirem melhor a situação e já terminar a reunião com tudo resolvido.

Os horários para atendimento a clientes devem ser predeterminados e eles precisam ter ciência do horário de início e término do atendimento.

Faça planejamento com suas metas e objetivos. Comece com planejamento mensal, com todas as tarefas que deverão ser desenvolvidas, reserve um tempo para as tarefas que forem chegando no decorrer dos dias.

Tente padronizar o sistema de trabalho, para facilitar a execução das tarefas e o acesso a materiais.

Uma boa administração do tempo torna as pessoas mais eficazes, resultando em mais tempo livre para fazer outras atividades, e isso se consegue estabelecendo metas, saber como e onde se quer chegar é fundamental para a tomada de decisões diárias.

Apesar da Administração do tempo ser uma ferramenta gerencial, ela pode ser usada também no dia a dia, na vida pessoal, pois ajuda na organização e assim diminui o tempo gasto com atividades que poderiam ser resolvidas em um curto espaço de tempo.

Gostou? Veja aqui mais algumas dicas de como ser mais produtivo no trabalho.

Como reduzir o tempo gasto?

O primeiro ponto a ser discutido é em relação ao planejamento, quando o planejamento é bem executado o tempo gasto na produção das tarefas é reduzido muitas vezes em até 70%.

Seja organizado, a organização também faz com que reduza o tempo gasto com coisas que poderiam ter sido resolvidas e não foram, muitas vezes, por não ter encontrado um simples papel. Portanto, ganhe tempo sendo organizado.

Delegue tarefas a seus subordinados, não concentre todas as atividades para você fazer, lembre-se que outras pessoas também são capazes, basta haver treinamento. O atendimento ao telefone é um destes casos, você não precisa atender todas as ligações, para isso existem outras funções dentro das empresas, assim você economiza tempo também. Mantenha sempre o controle dos prazos estabelecidos e também das ações que tomará.

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