Aqui estão algumas ferramentas para ajudá-lo a obter mais sucesso na administração do tempo:
Encontre um sistema de calendário que funcione para você
Algumas pessoas gostam de usar agendas de papel. Outros preferem um sistema de notas post-it presentes aos seus computadores. Outros ainda usam calendários digitais como o Google Calendar.
A chave aqui é: Encontre o que funciona para você. Não tente forçar outro sistema só porque alguém lhe diz é melhor. Você sabe o que ajuda a manter você organizado (e se você não fizer isso, experimente alguns desses exemplos). Apenas tenha um sistema. Caso contrário, você arrisca esquecer compromissos e prazos.
E quanto a deixar os clientes agendar tempo com você? Você pode configurar um calendário para quando estiver disponível e permitir que os clientes reservem tempo com você por meio de uma dessas ferramentas de gerenciamento de calendário:
Gerenciar suas relações com os clientes
Você sabia que há ferramentas mágicas que podem facilitar o gerenciamento de seus clientes? Quero te dizer que sim, existe, e essas ferramentas podem:
- Lembrar para chamar clientes;
- Acompanhar as cotações, oportunidades e possíveis ofertas;
- Lembra que você alcance os principais clientes em uma base regular;
- Rastrear todo o contato entre sua equipe e seus clientes;
- Organizar uma chamada diária/lista de e-mail para que você fique em contato com os clientes.
Esses sistemas são chamados de sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente. Cada vez que você interage com um cliente – durante todo o ciclo de vida do cliente, desde o cliente prospect para o cliente-chave – seu sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente rastreia esses dados. Você quer reter mais clientes? Você quer rastrear perspectivas e lideranças? Com um sistema de relacionamento você consegue. E a boa notícia é que a maioria dos sistemas variam muito de preço. Toda empresa pode se beneficiar de um sistema de gerenciamento de clientes, pode ser de freelancers para empresas maiores. Imagine entrar no seu escritório e ter uma lista prévia de chamadas de clientes, sem ter que adivinhar? Essa é uma enorme poupança de tempo.
Sistemas de gerenciamento de relacionamento com os clientes para pequenas empresas:
Enquanto você não pode magicamente dar mais tempo ou mais braços, você pode fazer melhor uso do tempo que você gastar em atividades relacionadas ao trabalho.
Faça seu trabalho de e-mail para você
Todos nós recebemos muitos e-mails; não há muita mudança. Mas podemos mudar como revisamos e abrimos nossos e-mails. Se você usar o Google Mail, provavelmente já sabe sobre as abas primárias, sociais e promoções. Estes são um salva-vidas em que eles mantêm essas promoções de vendas pesadas fora da sua caixa de entrada principal e deixam você se concentrar nos negócios. Em seguida, quando você estiver pronto para dar uma olhada nos e-mails sociais ou de promoções, basta clicar para outra guia.
Mas você pode ir mais longe para gerenciar seu tempo de leitura de e-mail. Você também pode configurar várias caixas de entrada que classificam seu e-mail com base em palavras-chave ou com quem é o email. Portanto, todos os seus e-mails de clientes de alta prioridade podem entrar em uma caixa de entrada, facilitando a ver quando há algo que você precisa responder. E-mails relacionados a viagens podem entrar em outro.
Algumas boas opções para classificar e gerenciar seu e-mail:
- sanebox
- boomerang
Encontrar software para tornar sua vida mais fácil
Aqui estão apenas algumas amostras das ferramentas disponíveis que podem economizar grandes quantidades de tempo:
- google drive
- dropbox
- dropsend
Gerenciamento de projetos para você e sua equipe (ou mesmo para você):
- trello
- asana
- smartsheet
Gerenciar todos os seus perfis de mídia social de um lugar:
- brotsocial
- hootsuite
- buffer
Aprenda a priorizar
O fato é, muitos de nós não são bons em priorizar nossa lista de tarefas. Assim que algo atinge nossa caixa de entrada, de fato, poderíamos precisar estar trabalhando em algo mais importante. Eu terminei cada dia útil, revendo a lista de tarefas de amanhã. Classificar cada item em ordem de prioridade. Se, por exemplo, você tiver um prazo para atender, esse projeto deve estar no topo da lista. Depois de ter uma sensação de quanto tempo uma determinada tarefa levará, fica mais fácil planejar seu dia de trabalho. Se você executar seu negócio de uma dessas listas de nunca terminar, você sempre se sentirá como você fez nada.
Para a sua lista:
- Todoist
- workflowy
- Evernote
Acompanhe seu tempo para descobrir por quanto tempo as coisas realmente levam:
- TOGGL
- Colheita
