Apesar de todos acharem que sabem como comprar, dentro de uma empresa é necessário ter muito conhecimento sobre esta atividade, pois é imprescindível comprar a quantidade necessária para que não haja falta e nem desperdício de materiais, além de garantir que a mercadoria seja entregue no tempo certo, com qualidade e principalmente com redução nos custos. Portanto, o setor de compras é responsável pela compra do material certo, na hora certa, quantidade e qualidade certas, com preço justo e de fonte certa.
Material certo – o profissional precisa conhecer as necessidades da empresa para dar início ao processo de compras, manter sempre atualizada planilha com a relação de produtos que precisam ser comprados, para assim começar o processo de cotação dos preços de cada mercadoria.
Hora Certa – ao efetuar uma compra, o profissional precisa certificar-se que a mercadoria será entregue no prazo estipulado, e saber quando será necessário fazer os pedidos para que não hajam atrasos nas entregas e evitar que a empresa tenha prejuízos por falta de mercadoria.
Quantidade certa – a quantidade certa a ser comprada é essencial para que a empresa não sofra com falta ou excesso de mercadoria em estoque, o que pode ocasionar em desperdício e ocupação de grande espaço físico sem necessidade.
Qualidade – é necessário ter cuidado ao fazer compras, pois pode haver uma oferta muita grande de mercadorias e o fornecedor querendo vender, pode fornecer uma mercadoria com baixa qualidade para praticar um preço aquém do que é praticado pelos concorrentes, porém, isso pode prejudicar a imagem da empresa.
Preço justo – quem é responsável pelas compras deve fazer pesquisa de preço através de cotação para identificar de quais fornecedores deverá fazer suas compras. É importante identificar o preço objetivo de cada produto que será comprado. Isso se faz necessário para saber se o preço está muito alto ou muito abaixo do preço objetivo. Muitas vezes quando a mercadoria está com o preço aquém do preço objetivo pode ser sinal que a qualidade não será tão boa, e isto deve ser avaliado.
Fonte certa – a escolha dos fornecedores é muito importante para o setor de compras, pois o comprador precisa confiar na empresa fornecedora, já que é ela quem garantirá, o preço, a qualidade e a entrega no prazo estipulado.
O custo com a aquisição e com a manutenção do estoque deve manter um nível econômico. Para efetuar compras, o profissional deve seguir algumas regras:
- Fazer o cadastro dos fornecedores;
- Fazer cotação de preços e atualizar as planilhas regularmente com estes dados;
- Definir como será realizado o transporte das mercadorias;
- Avaliar as propostas e escolher a que for mais satisfatória para a empresa;
- Avaliar preço, prazo e qualidade do material;
- Receber a mercadoria;
- Armazenar as mercadorias compradas.
Existem dois tipos de compras: para investimento e para consumo. As compras para investimento são referentes às compras de bens e equipamentos que vão pertencer ao ativo da empresa. E as compras para consumo são os materiais destinados à produção ou ao uso para desenvolver as atividades.
Sequência para efetuar compras
Ao começar o processo de compras, devemos levar em consideração cinco perguntas:
O que comprar? O comprador deve ter conhecimento das necessidades da empresa, para comprar apenas o que é preciso, sem gerar acúmulo em estoque.
Quando comprar? Deve ser considerada a capacidade de estoque e a quantidade consumida, para apenas efetuar compras quando houver necessidade, deve ser levado em consideração o tempo que as mercadorias vão durar em estoque, para só efetuar a próxima compra quando o estoque já estiver acabando, sem deixar que faltem mercadorias.
Quanto comprar? Precisa ser avaliada a quantidade a ser comprada, para que não falta mercadoria e não sobre, pois, excesso de produto gera custos à empresa.
Onde comprar? A escolha dos fornecedores é muito importante no momento da compra, quando a compra é realizada com fornecedores confiáveis, diminui os riscos de receber mercadorias com baixa qualidade e até mesmo evita atraso nas entregas.
Como comprar? Cada empresa deve ter normas para que as compras sejam efetuadas, desde a escolha dos fornecedores ao tipo de produto de deverá ser comprado.
Ao fazer a seleção dos fornecedores, o comprador deve priorizar aqueles que cumprem com todas as necessidades da empresa. O profissional do setor de compras deve procurar aumentar sempre a quantidade de fornecedores a fim de garantir melhor preço no momento da compra. A partir da cotação de preços, será escolhido qual fornecedor irá efetivar as vendas. Aqueles que não cumprirem o combinado em contrato, deverão ser excluídos da lista de fornecedores, para assim evitar problemas recorrentes.
As empresas que possuem uma centralização no setor de compras têm grande vantagem sobre as que possuem um sistema de compras descentralizado, isto porque:
- Possuem uma visão ampla do que é necessário comprar;
- Possuem maior poder de negociação para melhoria dos preços, pois compram em maior quantidade;
- Criam um relacionamento com os fornecedores e com isso geram mais influência;
- Ganham em economia de escala, visto que as compras são realizadas em grandes quantidades;
- Mais qualidade nas compras, devido a ter um setor especializado apenas nesta função;
- Melhor análise de mercado devido o conhecimento adquirido pelos profissionais do setor de compras.
O departamento de compras deverá fazer a cotação com os fornecedores e escolher aquele que apresentar a proposta mais vantajosa, deve ser levado em consideração prazo de pagamento e valor das mercadorias.
O pedido deverá ser claro e objetivo, de forma que não gere dúvidas aos fornecedores.
No momento do recebimento das mercadorias, deverá ser realizada a fiscalização para evitar problemas futuros. Deverão ser conferidas as mercadorias e as quantidades para saber se o recebimento corresponde ao que foi pedido.
As mercadorias deverão ser armazenadas em local adequado, com espaço suficiente, onde as embalagens serão mantidas e dependendo da mercadoria deve ser observada a temperatura e umidade.
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Como dominar a Gestão de Compras?
A Gestão de compras precisa ser realizada de forma estratégica para que seja possível aumentar a lucratividade e reduzir os custos. Há alguns anos, os empresários enxergavam o processo de compras simplesmente como enviar um pedido ao fornecedor que cobrasse o menor preço, porém hoje com a alta na concorrência e o aumento da demanda de mercado, as empresas estão reavaliando as suas atividades.
Assim, as funções do setor de compras aumentaram de forma considerável e além de comprar os produtos com os melhores preços é necessário verificar as credenciais dos fornecedores, verificar a qualidade do material que será comprado, garantir que a compra chegará dentro do prazo e sem avarias.
Devido a essa necessidade de realizar um gerenciamento estratégico e eficiente surgiu a importância de ser realizada a gestão de compras de forma eficaz para promover a redução de custos, evitar tarefas repetidas e aumentar a produtividade.
Como fazer a Gestão de Compras?
Comprar significa adquirir bens e serviços a partir de fornecedores externos, organizar o fornecimento de materiais para produzir produtos ou para utilizar na prestação de serviços.
A eficiência da gestão de compras é alcançada através da cotação, inspeção de qualidade, processo otimizado e entrega dos produtos dentro dos prazos estabelecidos.
Objetivos da Gestão de Compras
Um dos principais objetivos da Gestão de Compras é fornecer insumos para a produção de uma empresa, entre esses insumos podemos citar matéria-prima, itens comprados e produtos semiacabados.
Existem metas de compra a serem cumpridas, estas metas são conhecidas como 5R’s de compra, ou seja, preço certo, quantidade certa, qualidade certa, lugar certo e hora certa. Para uma organização, se os 5 R’s forem alcançados o objetivo principal será alcançado.
- Preço Certo – É determinado pelo custo do processo de produção do fornecedor versus lucro razoável para o fornecedor, facilitando assim na redução dos custos. Toda empresa deve possuir um sistema ou uma planilha onde seja possível identificar o melhor fornecedor e o menor preço.
- Quantidade Certa – A quantidade a ser comprada deve ser suficiente para que não haja escassez de mercadorias e nem excesso delas, de forma que gere um custo mínimo para o estoque.
- Qualidade Certa – A qualidade do produto deve possuir um padrão aceitável pelo fornecedor e pelo cliente. Este padrão pode ser verificado através de uma amostra, uma norma ou um padrão mercadológico.
- Lugar Certo – O produto deve estar disponível no setor no momento em que for necessário, caso não esteja se torna escasso para o processo de produção.
- Hora Certa – Deve ser definida pelo cronograma de produção de forma que atenda às demandas dos clientes.
Relacionamento com Fornecedores
Para que haja eficácia na gestão de compras é importante manter um bom relacionamento com os fornecedores, além é claro de manter uma base de dados de fornecedores aprovados previamente, visto que alguns fornecedores podem oferecer mais vantagens e melhores negociações.
Conseguir uma boa cotação nem sempre é fácil e geralmente requer muita negociação e pesquisa para adquirir melhores preços e condições.
O que uma boa Gestão de Compras pode acarretar?
É possível identificar os produtos mais utilizados e quais as mercadorias mais vendidas, assim o comprador consegue analisar as informações do produto e fazer uma previsão de vendas, a quantidade de produtos e considerar o lucro que poderá ser obtido.
Com isso, é possível tomar decisões com base nos dados e fazer compras com inteligência, e com isso, melhorar a eficiência na gestão de compras e reduzir os custos da empresa.
Portanto, é muito importante fazer uma análise do orçamento e a capacidade da empresa no momento de fazer as compras e assim possibilitar maior eficiência, reduzir custos e otimizar investimentos.
Dicas para dominar a Gestão de Compras
Para o comércio varejista, fazer compras é uma situação muito complexa pois a empresa lida diretamente com o consumidor final e este deve encontrar o produto que procura e também ficar satisfeito com o produto adquirido.
Independente do tamanho da empresa, o setor de compras deve possuir boa relação com os setores de venda e estoque. A integração das informações destes três setores cria condições para análises mais eficientes.
Portanto, nossas dicas levarão em consideração a integração destes três setores:
- Planejamento de Compras – As informações devem estar organizadas em apenas um local, para que possam ser consultadas e analisadas com facilidade e agilidade. O profissional deve conhecer a demanda e através dessas informações é possível verificar os produtos mais vendidos, quando que as vendas de determinados produtos aumentam ou diminuem e o que ainda há no estoque.
- Acompanhar o estoque e as vendas – Ambos fazem parte do ciclo de compras, portanto fazer um planejamento unindo informações do setor de estoque e do setor de vendas facilita o setor de compras a comprar apenas o que realmente é necessário. Para exemplificar vamos analisar uma loja de calçados. Foi identificado que um determinado tipo de tênis tem saída constante e é necessário ter no estoque no mínimo 5 peças de cada tamanho, independente do período do ano. Sendo assim, basta acompanhar as vendas e baixar corretamente no estoque, assim quando tiver apenas 5 tênis em estoque, o setor de compras deve fazer novas compras da mercadoria. É importante entender que não é interessante para nenhuma empresa possuir excesso de mercadoria em estoque, pois estoque parado significa dinheiro parado. Portanto além de estipular uma quantidade mínima de mercadoria em estoque é necessário estipular uma quantidade máxima também.
- Possuir fornecedores parceiros – Faça da relação com os fornecedores uma relação de parceria estratégica. Para uma relação saudável é preciso escolher fornecedores que possuam os melhores preços, prazos e em quem possa confiar. É importante saber se o fornecedor é capaz de atender situações emergenciais, pois caso seja necessário fazer uma entrega com urgência, esse fornecedor precisa atender às suas necessidades.
Responsabilidades da Gestão de Compras
- Planejar as aquisições, determinar as especificações de qualidade, quantidade, tempo e local de entrega;
- Selecionar os fornecedores adequados;
- Registrar as negociações e cotações;
- Calcular as despesas com estoque e depreciação;
- Manter o fluxo contínuo de mercadorias necessárias para a produção;
- Fazer o controle de recebimento na empresa.
Como um sistema pode facilitar a Gestão de Compras?
Existem no mercado sistemas que ajudam muito no controle de estoque. Esses programas garantem que o estoque esteja sempre em coerência com as entradas e saídas, o que facilita muito na gestão de compras. Além disso, os sistemas podem gerar relatórios que permitem gerenciar todos os processos, desde o orçamento do produto até a emissão de notas fiscais, possibilitando que sejam feitos estudos do que é mais ou menos vendido e assim planejar as compras futuras.
