A sigla BPM é a abreviação de Business Process Management, que significa Gerenciamento de Processos de Negócios. É uma abordagem adaptável que tem a finalidade de facilitar os processos dentro e fora de uma empresa.
O propósito do BPM é alcançar os objetivos empresariais, através de melhorias na gestão, no controle e nas ferramentas de análise de processos das mais diversas áreas de atuação.
Permite que seja realizada análise, definição, execução e monitoramento dos processos, estabelecendo metas e regras para a melhor gestão do negócio.
É muito utilizado para que a empresa consiga conhecer os processos que são realizados dentro da organização, medir esses processos e gerenciar, para assim colocar em prática as melhorias necessárias.
O BPM é desenvolvido com foco nas pessoas, assim, se torna mais fácil para ser utilizado por qualquer indivíduo.
Ao longo dos anos, a utilização do BPM vem crescendo, no Brasil ainda é pouco conhecida, mas a perspectiva é que avance muito, devido a sua utilidade e rapidez na melhoria dos processos.
Através do BPM, a direção da empresa consegue visualizar onde estão os gargalos, quem está atrasando as tarefas, o tempo de atraso e a frequência com que isso acontece.
É importante falar que a implantação do BPM não é simples e rápida, ela requer que haja uma mudança comportamental dos envolvidos e muito comprometimento da gestão.
Se torna muito eficiente porque os processos são automatizados, e com isso, rapidamente é possível perceber os resultados.
O controle ideal é realizado em todas as etapas do processo, desde a inserção até a análise de conclusão. O próprio sistema emite relatórios de fluxos de andamento, o que ajuda a evitar erros apenas quando todo o processo for concluído.
Geralmente os profissionais envolvidos na metodologia do BPM são os gestores, analistas de negócio, arquitetos e desenvolvedores.
O BPM tem ganhado destaque por permitir o mapeamento de todos os processos organizacionais e com isso, são identificados os fluxos que precisam ser melhorados, facilitando a dinâmica do trabalho.
O BPM é responsável por definir 3 tipos de processos:
- Processos Privados: refere-se ao que ocorre dentro da organização e envolve os funcionários;
- Processos Públicos: são os processos internos que interagem com os processos de outra empresa, envolvem os funcionários, fornecedores e clientes;
- Processo Global: são as trocas entre os processos internos e externos.
Além destes 3 processos, há também os fluxos que são:
- Abertos: representados no diagrama do fluxo original;
- Fechado: representados em diagramas independentes do fluxo original.
O BPM visa facilitar o mapeamento evolutivo dos processos organizacionais. No mercado há diferentes ferramentas com esta finalidade, são elas:
- Enterprise Architecture, da Microsoft;
- Visio, da Microsoft;
- Oracle BPM, da Oracle;
- Aris Tools, da IDS Scheer;
- TIBCO, da TIBCO Software INC
Conceitos importantes
Mapeamento de Processos – Tem a finalidade de envolver e aprimorar os processos dentro da empresa, visa detalhar o funcionamento do negócio e organizá-lo de forma coerente. Permite conhecer os processos, os problemas e atuar para combatê-los. Para mapear os processos é necessário seguir algumas etapas: envolver as pessoas, identificar os processos, avaliar os processos, estabelecer prioridades e monitorar os processos.
Padronizar os Processos – Tem o objetivo de organizar e padronizar os processos que serão seguidos por todos os colaboradores. Este passo é importante, pois ajuda à gestão a ter uma visão privilegiada do trabalho, facilitando assim a tomada decisões mais acertadas. A padronização dos processos é importante para: manter um modelo de tarefas, atender a regulamentações, aumentar os resultados e conhecer os processos internos e externos.
Otimizar os Processos – Alarga o desempenho do negócio e identifica as oportunidades e formas de melhorar os processos. Reduz os riscos do negócio e aumenta a resolução dos problemas.
Melhorar os Processos – Tem o objetivo de assegurar que os processos vão atender as expectativas da instituição e dos clientes. Devem ser analisados os processos atuais e montar um fluxo de trabalho de forma que melhore este andamento. Alguns passos são importantes para melhorar os processos: priorizar, preparar e implementar os processos.
Como vimos, o BPM ou a Gestão de Processos é o conjunto de métodos que as organizações utilizam para melhorar suas operações, e estes métodos incluem as estratégias, os objetivos, as estruturas organizacionais, as políticas e as tecnologias envolvidas, que juntos trabalham para o crescimento da empresa.
