Planejamento Estratégico se define como uma ideia de decidir hoje, pensando no que se espera que aconteça amanhã. As decisões tomadas, irão refletir no futuro da empresa, por este motivo, é importante ter um quadro de funcionários empenhado em alcançar os objetivos, e isso se faz através do treinamento de pessoal.
Com um Planejamento Estratégico bem estruturado, o administrador consegue tomar as melhores decisões hoje, que refletirão nos resultados futuros.
O administrador precisa planejar para poder controlar e não ser controlado. Sem um plano, não consegue ter controle sobre as tarefas desenvolvidas e acaba sendo controlado pelos acontecimentos diários. Não há planejamento sem controle. Ao planejar, você define um alvo e decide o que será feito para atingi-lo.
Ao planejar, o administrador tem uma visão da operação antes de realizá-la, assim será mais fácil identificar os riscos e dificuldades que irão surgir. Com isso, saberá de que forma poderá utilizar os recursos de pessoal, material e financeiro para chegar ao resultado esperado.
“Planejar é o elo entre o presente e o futuro”
Você como administrador, não pode trabalhar com improvisação. Com o mercado cada vez mais competitivo, as empresas que não possuem um direcionamento muito bem definido acabam perdendo espaço no mercado.
Planejamento Estratégico é o processo que determina como, quando e quais tarefas serão realizadas para alcançar o resultado esperado. Este planejamento é feito em três níveis:
- Planejamento Institucional: este planejamento é realizado pela alta administração, precisa ser muito bem desenvolvido pois afeta toda a organização. Exige que a gestão tenha uma visão externa, identificando as oportunidades e ameaças, e uma visão interna para identificar os pontos fortes e fracos.
- Planejamento Tático: refere-se as decisões de médio prazo e pode ser realizado por funcionários de níveis mais baixos na hierarquia organizacional. Produz as metas e tem o objetivo de fazer as coisas certas. Geralmente é desenvolvido um Planejamento Tático para cada setor da empresa.
- Planejamento Operacional: o objetivo principal é ser eficiente, tem a preocupação de fazer as coisas certas. Tem um alcance local e estabelece o que vai ser feito, quando e quem fará.
“Planejar é colocar a organização em posição vantajosa em relação ao concorrente”
Todos os funcionários precisam unir seus esforços para chegar ao resultado definido no Planejamento Estratégico, portanto é imprescindível que o Planejamento Tático e Operacional trabalhe em conjunto para que não tenham conflitos.
Precisamos entender que o Planejamento Estratégico é um método analítico que visa determinar como a empresa vai concretizar sua estratégia. No Planejamento Estratégico devem ser estabelecidas a missão, visão, os diferenciais estratégicos, a análise dos clientes, dos concorrentes, dos fornecedores e do mercado. Definir as oportunidades e ameaças, assim como as forças e fraquezas. Após todos esses fatores serem analisados é que se estabelece as medidas que serão tomadas e as metas que se quer alcançar.
Definição do Negócio
Para definir em qual negócio a empresa está inserida é preciso levar em consideração as necessidades do mercado, e para isto, é muito importante que sejam identificadas as necessidades dos clientes.
Esta etapa é necessária porque através da definição do negócio é possível posicionar a empresa frente ao mercado, além de ajudar aos colaboradores a terem a mesma percepção dos objetivos da empresa.
O primeiro passo para conseguir definir o negócio é chegar à conclusão das seguintes perguntas: Quais as necessidades dos nossos clientes? As necessidades estão sendo satisfeitas através de nossos produtos ou serviços?
O negócio será definido dentro de dois posicionamentos: específico e amplo. O posicionamento específico se concentra nos produtos e serviços, deixando de lado as necessidades dos clientes. Já o posicionamento amplo se preocupa com o desejo dos clientes.
Missão, Visão e Vantagem Competitiva
Depois da definição do negócio, o próximo passo é definir a missão, a visão e a vantagem competitiva da empresa.
A Missão de uma empresa deve ser a razão de sua existência. A finalidade principal precisa atender as necessidades dos sócios, funcionários e clientes e como consequência disso, gerar lucro. Essa finalidade principal é a Missão da empresa e essa Missão auxilia na promoção institucional. Abaixo é possível verificar a Missão de duas empresas, observe que a frase sempre começa com um verbo no infinitivo:
Cacau Show – Proporcionar ao maior número de pessoas uma experiência memorável e excelência em produtos e serviços, sendo referência em gestão do negócio de chocolate.
Fiat – Desenvolver, produzir e comercializar carros e serviços que as pessoas prefiram comprar e tenham orgulho de possuir, garantindo a criação de valor e a sustentabilidade do negócio.
A Visão é o objetivo que motiva as pessoas. Estimula os colaboradores a serem unidos acreditando que são capazes de realizar esse objetivo. A Visão deve estimular o interesse dos funcionários. Nos dois exemplos abaixo, é possível verificar como deve ser:
Cacau Show – Ser a maior rede de chocolates finos do mundo, oferecendo aos seus clientes e parceiros uma relação duradoura, com foco no crescimento, rentabilidade e responsabilidade socioambiental.
Fiat – Estar entre os principais players do mercado e ser referência de excelência em produtos e serviços automobilísticos.
A Vantagem Competitiva nada mais é do que o diferencial que a empresa tem em relação aos concorrentes.
“Por que os clientes escolhem esta empresa”?
Para traçar a Vantagem Competitiva é importante conhecer os pontos fracos dos concorrentes. É preciso definir:
- O que torna a empresa original, algo que só ela tem para oferecer;
- O cliente precisa estar disposto a pagar pelo produto ou serviço;
- Precisa ser sustentável, ou seja, a concorrência não terá esta vantagem por um tempo.
Análise Interna
Clientes
Nesta etapa do Planejamento Estratégico é importante perguntar:
- Conheço realmente meu cliente?
- Sei o que ele espera ao comprar um produto ou serviço da minha empresa?
Não basta saber quem é o cliente, para planejar, é preciso ter conhecimento do que ele espera da relação com a empresa. É importante entender quais são as expectativas dele.
Fornecedores
Saber escolher de forma correta os fornecedores é fundamental para que a empresa tenha sucesso. Quanto maior for a quantidade de fornecedores, maior será o poder de negociação e menores serão atrasos nas entregas. Quando a empresa possui uma carteira pequena de fornecedores, poderá ter problemas relacionados aos preços e às entregas, neste caso, quem dita as regras são os fornecedores e isso nenhuma empresa quer que aconteça.
Para entender melhor, acesse este artigo: Como fazer a Curva ABC.
A empresa precisa desenvolver estratégicas para eliminar ou diminuir essa dependência, e isso se faz aumentando a quantidade de fornecedores.
Concorrentes
Nesta etapa, devem ser estudados em que pontos os concorrentes se destacam, ou seja, em quais aspectos são melhores e piores. Com esta análise é possível inserir estratégias para desenvolver um eventual ataque aos concorrentes ou projetar táticas de defesa.
Devem ser identificados os principais concorrentes diretos, aqueles que comercializam o mesmo produto ou serviço. Verificar também onde somos melhores e piores que os concorrentes, identificando preços, prazos de pagamento, qualidade, poder de negociação, entre outros aspectos.
Produtos Substitutos
São os produtos ou serviços que são diferentes dos que a empresa comercializa, mas que possuem desempenho semelhante. Deve ser avaliada a possibilidade desse produto substituir o produto comercializado pela empresa, caso esta avaliação seja positiva, a empresa precisa estudar uma forma de melhorar o produto oferecido para evitar que o substituto prejudique a comercialização.
Análise do Ambiente Interno
A empresa deve ser analisada de forma crítica, para identificar as melhorias necessárias. Será preciso fazer um levantamento das forças que tornam a empresa eficaz e das forças que reduzem esta eficácia.
Nesta análise é importante destacar todos os pontos, fortes e fracos. Não podem ser acobertados erros para preservar amizades, por exemplo. Todos os envolvidos precisam estar cientes que esta análise não é para julgar pessoas e sim para analisar a empresa quanto ao seu melhor desempenho.
Forças
- Experiência da equipe;
- Motivação do pessoal;
- Formação escolar dos funcionários;
- Equipamentos conservados e atualizados;
- Boa imagem perante os clientes;
- Bom atendimento;
- Equipe com alto conhecimento técnico;
- Layouts bem desenvolvidos;
- Pouca rejeição dos produtos;
- Longo prazo para pagamento;
- Curto prazo para recebimento.
Ameaças
- Pouca experiência da equipe;
- Desmotivação dos colaboradores;
- Gestores desatualizados;
- Dificuldade na delegação de tarefas;
- Equipamentos desatualizados;
- Dependência a poucos clientes;
- Baixa produtividade.
Análise Externa
Forças
Toda empresa influência e é influenciada pelo ambiente externo, por este motivo, é importante analisar este ambiente para identificar as forças existentes, tanto positivas quanto negativas.
A seguir, vamos analisar os fatores externos que podem influenciar positivamente, que são as oportunidades e os fatores externos que influenciam negativamente, que são chamados de ameaças.
Oportunidades
As oportunidades são as situações externas que podem influenciar positivamente o futuro da empresa. São exemplos de oportunidades:
- Grande procura pelos produtos ou serviços da empresa;
- Alta qualidade de mão de obra;
- Possibilidade de exportação dos produtos e serviços
- Pouco investimento dos concorrentes em pesquisas;
- Novas fontes de informação;
- Novas tecnologias utilizadas;
- Fácil acesso às mercadorias;
- Problemas técnicos dos concorrentes;
- Imagem negativa dos concorrentes no mercado.
Ameaças
São situações externas que podem influenciar negativamente o futuro da empresa. São exemplos de ameaças:
- Não conseguir passar ao cliente os diferenciais da empresa;
- Produtos ou serviços obsoletos;
- Equipamentos obsoletos;
- Novos concorrentes;
- Alta nos preços;
- Concorrentes com tecnologia mais avançada;
- Dificuldade em diversificar os produtos.
“Planejar é definir onde, quando e como serão alcançados os objetivos da organização”
Definindo Estratégias
Conhecendo os pontos destacados acima, é possível fazer uma análise e escolher uma estratégia que orientará as ações da empresa. Existem quatro tipos de estratégias que podem ser adotadas: Estratégia de Sobrevivência, Estratégia de Manutenção, Estratégia de Crescimento e Estratégia de Desenvolvimento.
Estratégia de Sobrevivência – Esta estratégia deve ser adotada quando o ambiente está desfavorável para a atuação da empresa no mercado, isto é, há poucos clientes e muitos pontos fracos internos.
Para adotar esta estratégia, a empresa deverá parar todos os investimentos e reduzir ao máximo as despesas. Estas medidas serão utilizadas por um curto espaço de tempo, apenas para ter a oportunidade de aumentar o número de clientes, renovar o estoque, criar novos produtos ou serviços, e aumentar as vendas. Caso esta estratégia não dê certo, o próximo passo é a liquidação do negócio.
Estratégia de Manutenção – Esta estratégia é usada quando há muitas ameaças no ambiente, porém existem pontos fortes que ajudam a manter a empresa na mesma posição de mercado.
Para que esta estratégia seja adotada, a empresa deve aproveitar os pontos fortes e diminuir o máximo que puder os pontos fracos, ou seja, fazer investimentos moderados, evidenciar o diferencial competitivo, aperfeiçoar os produtos e priorizar o investimento em uma ou duas linhas de produção.
Estratégia de Crescimento – É utilizada quando existem alguns pontos fracos, porém o ambiente mostra que é o momento de aproveitar oportunidades. Nesta situação, podem ser lançados novos produtos, investir no desenvolvimento de novas tecnologias, aumentar as vendas e fazer associação com novas empresas.
Estratégia de Desenvolvimento – Esta estratégia é usada quando os pontos fortes e as oportunidades da empresa dominam o mercado. Nesta situação a empresa busca novos mercados e clientes. Tem o objetivo de levar novos produtos ao mercado, melhorar os produtos existentes e fazer associação com outras empresas.
Estabelecimento de Metas
As metas apenas são úteis se puderem ser quantificadas para depois serem medidas, se não, serão inúteis, pois não há como saber se foram atingidas.
Para que uma meta seja quantificada, são utilizadas: as unidades monetárias, de porcentagem, numéricas e de proporção. Abaixo veja um exemplo de meta:
1 – Aumentar os clientes
2 – Aumentar os clientes em 40%
A meta 1 demonstra que a empresa tem apenas a intenção de aumentar os clientes, porém a meta 2 é realmente uma meta, pois é quantificada quando se fala em aumentar os clientes em 40%.
A meta precisa ser comparada com um outro padrão, que pode ser uma comparação com os concorrentes ou com um determinado período. Exemplo:
1 – Aumentar os clientes em 40%
2 – Aumentar os clientes em 40% se comparado ao ano anterior
É possível observar que a meta 2 é mais completa pois inclui uma base de comparação, que é o ano anterior.
Ao estabelecer uma meta, deve ser definido um prazo para que a meta seja atingida. Geralmente estes prazos são para períodos semestrais ou anuais, não devendo ser muito curto nem muito longo, pois se for muito curto poderá ser apenas uma previsão e se for muito longo deixará de ser uma meta para ser uma esperança, devido a muitas coisas ocorrerão nesse meio tempo. Exemplo:
1 – Aumentar os clientes em 40% se comparado ao ano anterior
2 – Aumentar os clientes, até julho de 2019, em 40% se comparado ao ano anterior
A meta 2 está mais completa, pois além do percentual, inclui o prazo para realizar o objetivo.
Deve ser levado em consideração, que só se pode estabelecer uma meta, se tiver condições favoráveis para isso, ou seja, haverá necessidade de contratar novos vendedores, fazer treinamento de pessoal e outras medidas que facilitem a chegar ao objetivo.
Como determinar uma meta?
- Comece usando verbos de ação, no infinitivo. Exemplo: implantar, vender, aumentar ou diminuir;
- Determine um indicador, ou seja, o que se aspira implantar, vender, aumentar ou diminuir;
- Especifique qual é a meta, explicando a situação que está sendo proposta;
- Sempre informe o prazo limite para concluir as metas.
Evite definir metas muito elevadas, sem dar condições para que a equipe consiga alcançá-las. Os custos também devem ser analisados, pois se os custos forem muito altos, os benefícios podem não compensar os gastos gerados.
Decisões Estratégicas
As Decisões Estratégicas são classificadas em 3 categorias: adequação ao ambiente externo, mercadológica e decisão de eficácia.
- Adequação ao Ambiente Externo: nesta etapa, a empresa é preparada para enfrentar as ameaças externas e aproveitar as oportunidades.
- Decisão Mercadológica: esta decisão tem o objetivo de paralisar os pontos fortes e aproveitar os pontos fracos dos concorrentes; traçar os planos de expansão mercadológica; de desenvolvimento de produtos e serviços; de aumento dos clientes e o principal, que é estabelecer mais vantagens competitivas.
- Decisão de Eficácia: esta decisão trata como reforçar as forças propulsoras e eliminar as restritivas.
Decisão Estratégica nada mais é do que unir as metas com as medidas estipuladas. Exemplo:
Meta – Aumentar os clientes, até julho de 2019, em 40% se comparado ao ano anterior.
Medidas – Treinar a equipe até dezembro de 2018; aumentar a oferta de produtos; aumentar a qualidade dos produtos em até 20%.
Controle
O controle é uma função que permite ao gestor garantir que os objetivos da empresa sejam alcançados. Ele é utilizado dentro de uma organização para controlar os resultados e não o comportamento das pessoas.
O controle deve ser adaptado à cultura da empresa e também ao trabalhado que é realizado. Cada tipo de trabalho requer um controle diferente. Em uma indústria alimentícia, o controle precisa ser rígido, pois qualquer falha poderia vir a prejudicar o consumidor, já em uma empresa de publicidade o controle precisa ser mais flexível, pois do contrário, a criatividade dos colaboradores seria inibida.
O controle é inevitável dentro de uma empresa, porque sempre ocorrem erros, tanto dos colaboradores quanto dos gestores e quando há controle é possível detectá-los e corrigi-los antes que acarrete problemas maiores.
O controle deve seguir alguns passos, são eles:
- Estabelecer um padrão – Serve como referência para fazer a avaliação dos resultados, deve ser demonstrado de forma quantitativa para facilitar o entendimento;
- Determinar como o desempenho será medido – Será informado com que frequência o desempenho será medido;
- Medir o desempenho – A medição precisa ser executada com facilidade. Pode ser realizada através de relatórios, inspeções ou amostras;
- Comparar o desempenho com o padrão e analisar os desvios – Este passo é realizado para saber se o real está de acordo com o previsto. É necessário identificar as causas dos desvios para evitar que se trabalhe apenas para amenizar os sintomas, corrigindo assim os desvios;
- Adotar uma ação corretiva – Nesta etapa serão definidas as providências que deverão ser tomadas para acabar com as oscilações entre o desempenho atual e o previsto. Muitas vezes os erros podem ser gerados por falta de treinamento, cabe ao gestor identificar e corrigir esses problemas.
Decisão
Decidir é o mesmo que escolher um caminho entre as alternativas disponíveis para alcançar o objetivo desejado. É o poder que a empresa dá através da delegação. Ao tomar decisões você precisa identificar a real causa do problema, para evitar tentativas de melhorias em determinadas áreas que podem não ser de onde vem o problema, é preciso fazer um estudo para identificar realmente qual o problema que precisa ser resolvido.
Existem vários métodos para a tomada de decisão em grupo, cada um tem sua utilidade para cada situação, cabe ao gestor escolher o método que melhor se encaixa nas necessidades da empresa. São eles:
Decisão por falta de reação – Esta é a metodologia mais simples, uma pessoa sugere alguma ideia e se não houver nenhum comentário, passa para outra ideia até que se chegue a algum assunto que possa ser debatido.
Decisão por eleição – Este método é o mais utilizado e geralmente o que traz mais benefícios, pois é realizado um debate, ao final são colocadas em votação as ideias e vencem aquelas que obtiverem mais votos.
Decisão por autoridade – O grupo cria ideias que são discutidas, mas quem toma a decisão final é a pessoa que tem mais autoridade, geralmente o gestor.
Decisão por consenso – É uma das metodologias mais eficazes. Todos do grupo deixam claras suas opiniões e no final decidem pelas ideias que forem melhor para a instituição.
Como tornar as decisões eficientes?
Um bom administrador precisa tomar decisões acertadas, para isso é necessário fazer levantamento e comparar as opções de ação, calcular os resultados que serão obtidos e após fazer uma análise com esses dados, decidir qual será a melhor decisão a tomar.
A etapa mais demorada no processo não é a tomada de decisão e sim colocá-la em prática para torná-la realidade. Os administradores devem saber que tomar decisões é um método lógico e que devem seguir algumas etapas para chegar a uma conclusão. Estas etapas são:
- Definir o problema e entender as causas: procure fazer um diagnóstico das causas do problema e identifique o resultado que quer alcançar.
- Obter as informações necessárias: procure saber de todos os fatos antes de tomar uma decisão. Observe todas as consequências que esse problema pode gerar, depois que tiver com todas as informações, identifique se elas estão realmente corretas.
- Buscar alternativas: após identificar o problema e suas causas, agora é o momento de buscar alternativas. Procure chegar a conclusões acertadas analisando com calma o problema e as informações obtidas.
- Escolher a melhor solução: nesta etapa deve ser escolhida a melhor solução para o problema. Analise os custos que serão gerados e os benefícios esperados.
- Tomar a decisão e executar: Ao tomar uma decisão, a mesma deve ser comunicada a todos os envolvidos direta e indiretamente. Certifique-se que as pessoas envolvidas serão capazes de executar a decisão.
- Avaliar os resultados: Após a implantação da decisão, é necessário avaliar se a ação está atingindo os resultados esperados. Se os resultados forem positivos, você pode partir para solucionar outros problemas, caso os resultados estejam aquém do esperado, é melhor buscar outra opção para a solução do problema.
Procure avaliar suas ações, todo administrador deve ter o objetivo de solucionar os problemas. Porém muitas vezes, por falta de tempo ou de recursos, estas ações são deixadas para depois e acabam gerando vários problemas para a organização.
Lembre-se:
“Planejar é a atividade de pensar hoje no que acontecerá amanhã”
