O Japão foi o pioneiro a perceber que os clientes determinavam a hora certa de fazer as reposições nas prateleiras, com isso foi possível observar que a produção e o estoque dependiam exclusivamente do consumo dos clientes. Assim, os japoneses começaram a abastecer as prateleiras baseados na forma como os Estados Unidos faziam nos supermercados.
Os japoneses decidiram nomear esse sistema com o nome de Sistema Kanban de Abastecimento.
O Sistema Kanban não permite que a quantidade de material em estoque seja maior que o máximo estabelecido nem menor que a quantidade mínima determinada. O controle é feito de forma visual, sem necessidade de formulários ou sistemas.
Quem trabalha com o Sistema Kanban precisa visualizar a necessidade de equilíbrio entre o estoque dos fornecedores e o estoque dos consumidores, assim como não poderá produzir além da quantidade máxima estabelecida, esse controle é feito através de cartões, contentores ou espaços vazios para armazenamento.
O Sistema Kanban de Abastecimento trabalha conforme a velocidade de produção, assim os estoques têm reposição maior ou menor dependendo da produção e do consumo.
Hoje o Sistema Kanban se utilizado sozinho, não será tão eficiente, o ideal seria utilizá-lo juntamente com as ferramentas do Just In Time (JIT), que veremos em outro artigo. Só, ele apenas facilitará a limitar os níveis de estoque, mostrando os problemas que precisarão ser resolvidos.
Quando se trabalha com excesso de produtos em estoque tem-se a sensação de segurança, pois não falta produto, porém pode gerar uma série de problemas, entre eles atraso da transportadora e o principal que é a baixa qualidade dos produtos.
Funcionamento do Sistema Kanban
Funciona através de um modelo de sistema “puxado” que identifica e administra a capacidade de produção ao número de cartões que serão colocados em circulação, de forma que sinaliza a produção e cada novo trabalho só é iniciado quando o cartão estiver disponível.
É a forma mais simples de organizar o estoque pois os cartões podem ficar em um mural facilitando a visualização de todos os envolvidos no trabalho. Possui fácil entendimento das informações por parte dos trabalhadores envolvidos, além de transparência na execução do serviço, pois as informações estão disponíveis a todos, ajudando da comunicação e integração.
O cartão Kanban é responsável pela comunicação e funcionamento do sistema, nele as informações devem estar contidas de forma que seja compreensível por todos. Deve ser bem simplificado, para evitar excesso de informações. Os cartões devem ficar em quadros expostos próximos ao estoque ou próximos ao setor de produção para facilitar a visualização.
Cada lote deverá ser armazenado em cestas, contêineres ou espaços vazios devidamente sinalizados.
Como usar o Kanban
Utilização pela equipe – a equipe precisa estar preparada para assimilar os conceitos do Kanban, no início é provável que haja resistência pois traz muita transparência na produção e acaba destacando quem é improdutivo. Deverá ser apresentado os princípio e benefícios que o sistema traz para a produção e armazenamento. Após a equipe entender o funcionamento é possível construir o Sistema Kanban que melhor atenda a necessidade da empresa.
Identificação das etapas de trabalho – o trabalho precisa seguir todas as etapas, geralmente iniciando em “TO DO” (lista de afazeres), seguida de “WIP” de Working In Progress (trabalho em progresso) que será utilizado no decorrer do processo e finalizando em “DONE” (feito). Após inserir este fluxo, o próximo passo é identificar as classes de trabalho, as mais usadas são: histórico, erro, defeito, teste e melhoria. Este passo deve ser categorizado conforme a necessidade da empresa. Terminado estes dois passos será preciso definir o tempo limite para que cada cartão fique em cada estágio.
Priorização – precisa ser identificado qual trabalho será feito primeiro e qual será a ordem. Para facilitar, o quadro pode ser separado em categorias, porém mantendo a priorização. O controle precisa ser constante, assim melhora a qualidade e reduz os custos, eliminando o trabalho desnecessário. Na priorização são utilizadas faixa com cores verde, amarelo e vermelho onde a vermelha é a mais urgente e a verde a menos, ou seja, a faixa vermelha gera mais valor ao produto final que as demais faixas.
Melhoria contínua – nesta etapa é utilizada uma medição simples definindo como o trabalho precisa ser feito e o que já foi realizado. Deve ser feita uma simulação de riscos para identificar onde podem surgir gargalos, para colocar em prática um plano de ação preventivo.
Definições do Sistema Kanban
Quando o quadro estiver vazio (sem cartões) significa que o estoque está completo e que a produção deve ser suspensa. Caso haja produção nesta situação será considerado excesso de produção e irá gerar custo e prejuízo.
Os contêineres precisam estar sempre nos seus devidos lugares, retirando do espaço apenas os que já estão cheios. Não se deve retirar quantidade de peças a mais que o necessário para a produção.
Quando o quadro estiver vazio significa que o estoque está cheio e quando ocorrer o contrário é porque o estoque encontra-se vazio, é necessário encontrar um ponto de equilíbrio na produção.
Regras de funcionamento
- As peças apenas são retiradas do estoque quando realmente for necessário;
- Só podem ser produzidas peças que possuem produção em Kanban e em quantidades pré-estabelecidas;
- As peças precisam atender a qualidade determinada;
- Os cartões devem ficar sempre no quadro, apenas serão retirados quando não estiverem sendo utilizados, neste caso, deverão ficar em embalagens.
As peças precisam seguir uma sequência de produção identificadas por faixas de cor, que são:
- Faixa vermelha: prioridade na produção, pois gera maior valor ao produto final, enquanto estiver na faixa vermelha o produto não deverá deixar de ser produzido;
- Faixa amarela: refere-se ao tempo de resposta, é importante, porém com prioridade menor que a faixa vermelha;
- Faixa verde: define o nivelamento da produção.
Cada peça é dividida no estoque em três faixas, quando os cartões chegam ao quadro, identificam as peças como verde, depois passa para amarelo e por último para vermelho.
