Existem muitas ferramentas de tomada de decisão disponíveis para ajudar na resolução de problemas e aumentar a qualidade da gestão, uma delas e muito eficiente, é a Matriz de Prioridades (ou Matriz GUT), que é importante devido a sua simplicidade na implantação, facilidade em ser utilizada por qualquer pessoa e pela possibilidade de priorizar os problemas mais sérios.
A Matriz GUT é uma ferramenta que auxilia no estabelecimento de prioridades, por isso também é chamada de Matriz de Prioridades. Muito usada em situações onde é necessário obter orientação para tomar decisões, sendo assim, considera três situações para determinar prioridades: Gravidade, Urgência e Tendência, (daí surgiu a sigla GUT).
Gravidade: refere-se aos impactos causados pelo problema aos envolvidos, que podem ser nos processos, nos resultados da empresa, nas tarefas desenvolvidas, nas pessoas, entre outros. A análise é realizada considerando os efeitos causados pelos problemas, leva em conta o impacto que o problema pode causar à empresa caso não seja solucionado. Estes problemas podem ser avaliados qualitativa ou quantitativamente.
Urgência: referente ao prazo para a resolução do problema. Quanto menor for o tempo, mais urgente o problema deverá ser resolvido. A análise é feita através da pressão gerada pelo tempo para resolver os problemas.
Tendência: representa o crescimento do problema e a probabilidade de ele crescer com o passar do tempo. Na tendência é realizada uma previsão do progresso do problema, deve ser avaliado se no caso de o problema não ser resolvido no momento, se ele vai piorar aos poucos ou rapidamente.
A Matriz GUT é usada na resolução de problemas, em situações estratégicas, na tomada de decisões e no desenvolvimento de projetos. Em quase todas as situações, a Matriz GUT é utilizada em conjunto com a Análise SWOT, com a Curva ABC, com o Diagrama de Ishikawa ou com o Ciclo PDCA, que são também ferramentas de tomadas de decisões.
A Tabela GUT é utilizada na priorização das ações, fazendo com que as metas sejam alcançadas pela prioridade de emergências, desta forma auxilia diretamente no Planejamento Estratégico da empresa, facilitando a colocá-lo em prática.
A Matriz GUT é pontuada de acordo com a gravidade e varia de 1 a 5, conforme a tabela abaixo:
| Matriz GUT | |||
| Gravidade | Urgência | Tendência | |
| 5 | Extremamente grave | Ação imediata | Piora rapidamente |
| 3 | Grave | Urgente | Piora a médio prazo |
| 2 | Pouco grave | Pouco urgente | Piora a longo prazo |
| 4 | Muito grave | Muito urgente | Piora a curto prazo |
| 1 | Sem gravidade | Pode esperar | Não vai mudar |
A Matriz GUT é analisada com base na pontuação adquirida e a partir desta pontuação é que serão priorizadas as ações. Essa pontuação é definida através da multiplicação dos três fatores G x U x T, assim o maior resultado será 125, (G=5, U=5, T=5) ou seja, 5 x 5 x 5 = 125. E o menor resultado será 1, (1 x1 x 1 = 1). Como o resultado define a prioridade do problema, quanto maior for a pontuação, mais urgente será a resolução.
Vantagens em utilizar a Matriz GUT
- Fácil para ser usada, sendo útil em qualquer área de atuação;
- Auxilia na resolução de problemas;
- Ajuda na execução do Planejamento Estratégico;
- Indica quais problemas precisam ser resolvidos com mais urgência;
- O formato de Matriz facilita a visualização dos problemas relacionados na tabela GUT;
- Foco na minimização dos problemas mais sérios;
- Ajuda na tomada de decisões;
- É uma ferramenta que pode ser aliada a outras ferramentas como a Curva ABC, a Análise SWOT, o Diagrama de Ishikawa e o Ciclo PDCA.
Como fazer a Matriz GUT?
A seguir vamos ver o passo a passo para montar a sua Matriz GUT:
O primeiro passo é fazer uma lista com os problemas que precisam ser resolvidos, para isto, pode ser utilizada a Análise SWOT. Esta análise vai ajudar a definir os problemas, conforme figura abaixo:
Após listar todos os problemas, o próximo passo é pontuar cada um deles, sempre lembrando que quanto maior a nota, maior será a prioridade. Assim, você irá pontuar segundo tabela da Matriz GUT, e informar os dados conforme abaixo:
| Problemas | G | U | T | G x U x T |
| Redução das vendas devido a novos concorrentes | 4 | 5 | 5 | 100 |
| Falta de controle de fluxo de caixa | 5 | 4 | 4 | 80 |
| Falta de treinamento de pessoal | 3 | 2 | 3 | 18 |
| Pouco investimento em equipamentos | 2 | 3 | 2 | 12 |
Agora que a tabela está pronta, e foram identificados os problemas que têm maior prioridade de resolução, o próximo passo é elaborar um plano de ação. Para elaborar este plano, uma dica é utilizar a planilha 5W2H (veja em detalhes).
| Plano de Ação | |||
| Etapas | Perguntas a responder | Meta estabelecida | Status |
| What? | O que precisa ser feito? | ||
| Why? | Por que será feito? | ||
| Where? | Onde será feito? | ||
| When? | Quando será feito? | ||
| Who? | Quem será o responsável? | ||
| How? | Como será realizado? | ||
| How much? | Quanto custará? |
Como pode ser observado, a Matriz GUT, é uma ferramenta muito importante na priorização da solução dos problemas e junto com outras ferramentas contribui muito para a permanência no mercado e no desenvolvimento da empresa.
Após seguir estes passos, com base na pesquisa realizada, é hora de montar a Matriz GUT:
| Problema | G | U | T | G x U x T | Classificação |
| Redução das vendas devido a novos concorrentes | 4 | 5 | 5 | 100 | 2º |
| Atraso na entrega de mercadorias | 5 | 5 | 5 | 125 | 1º |
| Falta de controle de estoque | 5 | 4 | 4 | 80 | 3º |
| Falta de planejamento de marketing | 3 | 2 | 4 | 24 | 7º |
| Falta de controle de fluxo de caixa | 4 | 4 | 4 | 64 | 4º |
| Falta de treinamento de pessoal | 5 | 3 | 3 | 45 | 6º |
| Pouco investimento em equipamentos | 4 | 4 | 3 | 48 | 5º |
Agora que a Matriz GUT está pronta e todos os problemas classificados, é possível visualizar o que está acontecendo na empresa e priorizar aqueles problemas que precisam ser solucionados com maior rapidez.
Baseado nessas informações, você será capaz de identificar os problemas que cercam sua empresa e estudar a melhor forma de solucioná-los, e assim enfrentar os desafios que vão surgir diariamente.
