Ciclo PDCA – O ciclo da melhoria contínua

O Ciclo PDCA, também é conhecido como Ciclo Deming e Ciclo Shewhart. A sigla significa Plan, Do, Check e Action (Planejar, Fazer, Verificar e Agir). É uma metodologia que tem a finalidade de garantir que os processos sejam organizados dentro da empresa. A grande vantagem do PDCA é que ele pode ser utilizado em qualquer tipo de problema, não apenas dentro da empresa, mas também para a organização da vida pessoal.

Muito utilizado na melhoria contínua de processos e na solução de problemas, principalmente quando estes, não são visualizados com facilidade. Outra ferramenta importante para a solução de problemas é o Diagrama de Ishikawa.

Realizar o Ciclo PDCA importante porque possibilita que as falhas sejam identificadas, tornando a reparação dos erros mais simples. Pode ser utilizado como uma metodologia de novas ideias e também para a solução de problemas.

No Ciclo PDCA, cada processo que é realizado, dá origem a um novo processo, até que o produto ou serviço siga ao destino final, assim, o ciclo fica em constante mudança e facilita nas melhorias dos processos.

A seguir vamos analisar o significado de cada etapa do Ciclo PDCA:

Planejar (Plan) – Nesta etapa os objetivos de cada processo são definidos. Esta é a fase onde as ações ajudam na aproximação das metas planejadas. Devem ser analisadas as informações para estabelecer os objetivos e metas. O planejamento deve levar em consideração: a identificação do problema, o estabelecimento de metas, a análise do problema, e o plano de ação.

• Identificação do Problema: deve ser definido o problema e identificado o quanto este problema prejudica o desenvolvimento da atividade. Faça um levantamento do histórico do problema e enumere as perdas geradas pela sua existência. Proponha um período para que a questão seja solucionada.
• Estabelecimento de Metas: o problema deve ser observado de forma detalhada, analisando os locais onde ocorre. Após esta análise, será preciso fazer um cronograma para a solução do problema, um orçamento com os custos que serão gerados e fazer a definição das metas esperadas.
• Análise do problema: deverá ser realizado um levantamento com as possíveis causas do problema e enumerá-las por relevância. Para ajudar nesta análise, também pode ser utilizado o Diagrama de Ishikawa e o Sistema Kanban de Abastecimento. Este último, será usado, principalmente se a análise for referente a problemas no estoque.
• Plano de Ação: após as etapas anteriores, o próximo passo é criar ações para extinguir o problema. Neste caso, é preciso identificar as soluções e contar com a participação da equipe, para desenvolver este plano de ações.

Fazer (Do) – Nesta fase, o que foi planejado é executado. Cada processo é realizado conforme definição feita no planejamento. Nesta etapa a equipe também é treinada para que a metodologia funcione. Todos os resultados, tanto os bons quanto os ruins, devem ser anotados e comunicados aos gestores para que as ações necessárias sejam tomadas.

Verificar (Check) – Os processos são estudados para verificar se cada processo segue o que foi indicado no planejamento. Nesta fase geralmente são encontrados erros nos processos que deverão ser corrigidos. É necessário verificar se o que foi planejado foi implantado e comparar os resultados de antes de depois.

Agir (Action) – Nesta etapa, são observadas as falhas nos processos e se os objetos foram alcançados, se qualquer uma das situações forem negativas, as etapas deverão ser reiniciadas para que os processos sejam melhorados.

Após concluir todas as etapas, deve ser realizada uma análise onde serão avaliados os resultados. Uma forma de verificar, é utilizando a Curva ABC ou a metodologia 5W2H, mas também podem ser desenvolvidos gráficos para analisar o que deu certo e o que deu errado.

“O PDCA é um passo a passo para a conquista de resultados”.

É importante falar que para realizar um planejamento, é preciso criar metas desafiadoras, viáveis e sustentáveis. Elas devem ser simples de serem acompanhadas e medidas.

Para colocar o Método PDCA em prática, inicialmente é preciso analisar os dados do problema e verificar quais as ações que podem ser feitas para solucionar este problema. A parir desta análise, as ações precisam ser colocadas em prática.

A Importância do Ciclo PDCA

A sequência do PDCA é cíclica, portanto, quando alguma etapa não gera o resultado esperado, os ajustes são feitos no momento em que o erro é percebido e o processo começa novamente no início do ciclo. Ao colocar em prática novamente, é necessário avaliar o que deu errado e identificar se foi um erro de execução, de planejamento ou até mesmo avaliar se ação não foi tão eficaz quanto era esperado.

Caso o resultado seja positivo, e não haja necessidade de fazer ajustes é feita a padronização do processo, para assegurar que os mesmos serão repetidos.

O Ciclo PDCA é considerado um dos métodos de gerenciamento de qualidade mais eficazes da atualidade. Com a utilização contínua, a empresa consegue identificar as melhorias nos processos, evitar tomada de decisões precipitadas e evitar desperdício de recursos. Para que funcione corretamente, o ciclo deve ser um processo contínuo e as fases não devem ser abandonadas sem que sejam concluídas. Acabando um ciclo, o outro deve iniciar imediatamente, assim as melhorias serão visíveis para toda a empresa.

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