A 5W2H é uma ferramenta utilizada para avaliar, acompanhar e garantir que as tarefas na empresa sejam desempenhadas com eficácia por todos os colaboradores. Pode ser desenvolvida através de planilhas, tabelas ou de um checklist, onde serão determinadas as atividades a serem desenvolvidas pelos colaboradores.
Através desta ferramenta será mapeado o que será feito, por quem será feito, o tempo para conclusão e os motivos que levaram a ter essa necessidade.
A análise da 5W2H é baseada em 7 perguntas, são elas:
Além disso, funciona como um guia que direciona para que seja escolhida a melhor estratégia a adotar. Deve ser utilizada para criar soluções duradouras.
As 7 perguntas
A 5W2H é muito simples de ser inserida em qualquer empresa, independente da área de atuação. Ela é desenvolvida com base em um problema que precisa ser resolvido e seu nome foi criado a partir das siglas das 7 perguntas (em inglês).
Para simplificar, imagine que sua empresa esteja passando por um problema e precisa de uma ação para solucionar a questão. Você vai utilizar a metodologia 5W2H e fazer uma análise através dos resultados obtidos, para isso, basta utilizar os 7 termos descritos abaixo.
Não esqueça que deve ser estabelecido um plano para cada ação que será desenvolvida.
What?
O que precisa ser feito? Deve ser definida a meta que se deseja alcançar, de forma clara, para que todos os colaboradores possam compreender as funções que irão desempenhar.
Why?
Por que será feito? Será explicado o motivo que levou a tomar tais decisões, para assim ficar mais fácil a compreensão dos colaboradores na execução das tarefas.
Where?
Onde será feito? Deve ser definido o setor onde a ação será realizada. Esta etapa ajudará, no caso de haver algum problema na execução, a identificar de onde veio o erro.
When?
Quando será feito? Em todo planejamento precisa ser definido um prazo para a realização das ações. Procure estabelecer prazos que possam ser cumpridos. É interessante fazer um cronograma das ações.
Who?
Quem será o responsável? Definir quem será o responsável por cada tarefa.
How?
Como será realizado? Nesta etapa, deve ser detalhado o caminho a seguir para alcançar o objetivo. É preciso que todos os passos sejam bem explicados, para evitar retrabalho e atrasos.
How much?
Quanto custará? Para finalizar, deverá ser calculado quanto custará a ação. Caso seja identificado que a empresa não dispõe do valor, será necessário analisar todas as etapas anteriores, e reduzir os custos. Caso haja custo variável, deve ser feita uma estimativa.
A importância da análise 5W2H
A metodologia da 5W2H, se bem planejada, pode ser uma grande aliada para os administradores que desejam que suas empresas cresçam e se mantenham ativas, ajudando também a projetar o futuro das organizações.
Se destaca de outras estratégias de gestão pelo fato de ser simples, prática, completa e dinâmica, permitindo que sejam realizadas modificações no decorrer do processo.
Por ser simples, não exige uma equipe especializada, basta ter alguém que saiba como executar as ações e que esteja interessado em colocá-las em prática.
Situações em que a 5W2H pode ser utilizada
- Quando há a necessidade de reduzir custos com estoque, com material de escritório ou com a conta de energia elétrica;
- Na criação de uma técnica para fazer recrutamento e seleção;
- Na divulgação de um novo produto;
- No trabalho de motivação de equipes;
- Quando quer expandir os negócios e obter mais lucro;
- Na contratação de serviços especializados;
- No desenvolvimento de propostas comerciais;
- No Planejamento Estratégico Empresarial;
- Na manutenção de equipamentos;
- Para desenvolver normas de segurança;
- Na gestão da qualidade;
- Na gestão de tempo.
Como a 5W2H é muito simples, pode ser usada nas mais diversas áreas. Basta identificar a sua necessidade e aplicá-la. Deve ser implementada com informações objetivas, de forma que todos os envolvidos nos processos, possam compreender.
Existem ainda mais dois tipos de análise, que são parecidas com a 5W2H. Uma é a 5W1H onde é retirada a etapa How much? (Quanto custa?). Atualmente esta análise não é muito utilizada, pois os custos são muito importantes para não haver surpresas desagradáveis, como falta de capital para dar continuidade à ação, no decorrer do processo. A outra é a 5W3H, onde é inserida mais uma etapa a How many? (Quantos?). Hoje, a análise mais utilizada é a 5W2H pela sua praticidade e simplicidade na implantação.
Como fazer a planilha 5W2H no excel?
O primeiro passo é definir quais as necessidades ou problemas que precisam ser resolvidos. Você pode usar várias tabelas, separando uma para cada situação, conforme exemplo abaixo:
Faça o download desta planilha para colocar as ações em prática.
Também pode ser utilizada apenas uma tabela para todos os planos de ação que serão desenvolvidos, conforme abaixo:
Clique e faça o download da planilha 5W2H.
Não tenha medo ao testar o método 5W2H em sua empresa. Você só tem a ganhar com os resultados gerados por esta metodologia de planejamento.
